Z najnowszych danych BIK wynika, że aż 84% przedsiębiorców w Polsce spotyka się z opóźnionymi płatnościami od kontrahentów[1]. Jeśli prowadzisz swoją firmę, to prędzej czy później staniesz przed takim wyzwaniem, jak windykacja i ściąganie długu od klienta. Czy wiesz, że istnieje coś takiego jak rekompensata za koszty odzyskiwania należności firmowych i możesz ją łatwo uzyskać? Artykuł mówi o tym, ile wynosi zwrot kosztów odzyskiwania należności oraz jak go otrzymać.
Windykacja długów kosztuje
Odzyskiwanie przysługujących firmie należności zajmuje czas i zasoby. Jeśli zlecasz to działanie firmie windykacyjnej, to za odzyskane pieniądze pobiera ona prowizję. Tak czy owak windykacja długu kosztuje. Między innymi właśnie dlatego powstało takie rozwiązanie, jak rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
Jednak wielu właścicieli firm nadal nie wie, że mogą doliczyć firmie dłużnika dodatkową kwotę wynikającą wprost z ustawy. Bez podpisywania dodatkowych umów i bez udowadniania, że rzeczywiście ponieśli konkretne koszty windykacji. To ważne szczególnie dziś, kiedy problem zatorów płatniczych stał się codziennością dla małych firm.
Jakie koszty odzyskiwania długu można naliczyć dłużnikowi?
Jeżeli jedna firma nie płaci drugiej w terminie, to przedsiębiorstwo, które wystawiło fakturę (wierzyciel) może naliczyć:
- odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych,
- rekompensatę za koszty odzyskiwania należności,
- a w części przypadków również dodatkowe koszty windykacji.
To rozwiązanie zostało wprowadzone także po to, żeby opóźnianie płatności przestało być dla dłużników swego rodzaju sposobem na kredytowanie swojej działalności.
„Największy problem zaczyna się wtedy, kiedy dłużnik przyzwyczai się do tego, że brak płatności nie wywołuje żadnych konsekwencji. Jeśli przedsiębiorca, który wystawił fakturę nie podejmuje zdecydowanych działań, to – nawet jeśli dłużnik celowo przedłuża płatność – reguluje inne należności, a ta spada na koniec kolejki faktur do opłacenia.” – wyjaśnia model postępowania dłużników Prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o. Piotr Brzostowiecki – “Dlatego ustawodawca wprowadził kilka rozwiązań, które mają uderzyć dłużnika po kieszeni. Nawet jeśli w końcu zapłaci, to powinien wiedzieć, że nie ma czegoś takiego jak darmowy kredyt. I ma także obowiązek uiścić koszty windykacji, rekompensatę czy odsetki”. – dodaje Brzostowiecki z Solventoir.
Kiedy można naliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności?
Wielu przedsiębiorców myśli, że trzeba najpierw wysłać oficjalne wezwanie do zapłaty albo rozpocząć windykację. Nic bardziej mylnego! Zwrot kosztów dochodzenia należności firmowych wynika bezpośrednio z ustawy z dnia 8 marca 2013 roku[2] i pojawia się już w momencie, gdy dłużnik spóźnia się z płatnością. Podstawą jest przede wszystkim art. 10 tej ustawy, który daje wierzycielowi prawo do naliczenia dodatkowych kosztów dla nierzetelnego kontrahenta po przekroczeniu terminu płatności.
Muszą być jednak spełnione podstawowe warunki:
- obie strony są przedsiębiorcami,
- transakcja ma charakter handlowy,
- termin płatności minął,
- dłużnik nie zapłacił w terminie.
I to właściwie tyle.
Warto podkreślić, że przedsiębiorca nie musi udowadniać, że rzeczywiście wydał pieniądze na windykację. Potwierdził to również Sąd Najwyższy, m.in. w uchwale z 11 grudnia 2015 roku (III CZP 94/15)[3], wskazując, że rekompensata ma charakter zryczałtowany i wynika bezpośrednio z ustawy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi wykazywać konkretnych kosztów windykacji, aby móc dochodzić tej kwoty.
Wielu przedsiębiorców pyta też, czy rekompensata za koszty odzyskiwania należności od każdej faktury może być naliczana osobno. Najczęściej tak. Jeżeli kontrahent nie opłacił kilku różnych faktur, wierzyciel może dochodzić rekompensaty dla każdej z nich oddzielnie. Potwierdzają to również wyroki sądów.
Ile wynosi rekompensata za koszty odzyskiwania należności?
Wysokość ustawowych kosztów opóźnienia płatności nie jest przypadkowa i nie zależy od tego, ile czasu przedsiębiorca poświęcił na odzyskiwanie pieniędzy. Ustawa określa konkretne kwoty powiązane z wartością faktury lub zobowiązania.
Obecnie wygląda to tak:
Tabela 1 – Wysokość rekompensaty za koszty odzyskiwania należności
|
Wartość należności |
Wysokość rekompensaty |
|
do 5 000 zł |
40 euro |
|
od 5 000,01 zł do 50 000 zł |
70 euro |
|
powyżej 50 000 zł |
100 euro |
Podane kwoty w euro zostają przeliczane na złotówki według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego moment, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Wielu przedsiębiorców kojarzy wyłącznie „40 euro”, bo przez wiele lat właśnie ta kwota pojawiał się najczęściej. Tymczasem dziś dodatkowe kwoty doliczane do zadłużenia, w zależności od wysokości kwoty na fakturze, mogą okazać się znacznie wyższe.
Wysokość rekompensaty nie stanowi jakoś specjalnie oszałamiającej kwoty. Jednak w przypadku, kiedy kontrahent zalega z kilkoma fakturami jednocześnie, te sumy zaczynają się kumulować.
Czy dodatkowe kwoty od dłużnika do każdej faktury mogą zostać naliczone osobno?
W wielu przypadkach – tak. Jeżeli dłużnik nie opłacił kilku różnych faktur, wierzyciel może dochodzić rekompensaty dla każdej z nich oddzielnie. Potwierdza to również orzecznictwo sądów. Chodzi bowiem o każdą osobną transakcję handlową, a nie wyłącznie o całkowitą sumę zadłużenia.
Przykład
Firma transportowa wykonała dla klienta trzy różne zlecenia i wystawiła trzy faktury:
- 4200 zł,
- 6800 zł,
- 11 500 zł.
Jeżeli wszystkie pozostają nieopłacone, wierzyciel może naliczyć:
- 40 euro,
- 70 euro,
- 70 euro.
Do tych kwot mogą oczywiście dojść jeszcze odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych.
„Wielu przedsiębiorców dopiero po czasie orientuje się, że przez kilka miesięcy finansowali działalność swojego klienta z własnych pieniędzy.” – zawiłości związane z opóźnieniami płatności pomiędzy firmami tłumaczy Piotr Brzostowiecki z firmy windykacyjnej Solventoir – “Rekompensata nie rozwiązuje całego problemu, ale jasno pokazuje, że brak płatności na czas posiada swoje konsekwencje finansowe również dla dłużnika.”
Warto też pamiętać, że rekompensata za koszty odzyskiwania należności i odsetki mogą być dochodzone równocześnie. To dwa oddzielne roszczenia wynikające z tej samej w/w ustawy.
Czy przed uzyskaniem rekompensaty trzeba wysłać wezwanie do zapłaty?
Nie, nie trzeba. To jeden z najczęstszych mitów wokół tego tematu. Wielu przedsiębiorców myśli, że zanim naliczą rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, muszą najpierw wysłać oficjalne wezwanie do zapłaty albo rozpocząć postępowanie windykacyjne. Ustawa tego nie wymaga.
Po upływie terminu płatności i braku płatności za fakturę, można naliczyć zarówno odsetki, jak i rekompensatę praktycznie od razu.
Czy można odzyskać więcej niż ustawowa rekompensata?
Wielu właścicieli firm sądzi, że rekompensata za koszty odzyskiwania należności to wszystko, jeśli mowa o dodatkowych kosztach związanych z windykacją. Jednak ustawa przewiduje możliwość dochodzenia także innych, ale rzeczywiście poniesionych kosztów odzyskiwania należności, jeżeli przedsiębiorca jest w stanie je wykazać.
Chodzi między innymi o sytuacje, w których pojawiają się takie wydatki, jak:
- obsługa prawna,
- działania windykacyjne,
- przygotowanie dokumentacji,
- postępowanie sądowe,
- ustalenie majątku dłużnika.
Podstawowa rekompensata ma charakter ryczałtowy. Nie trzeba jej szczegółowo udowadniać. Natomiast dodatkowe koszty – ponad ustawowe 40, 70 czy 100 euro -powinny już wynikać z realnych działań i potwierdzających je dokumentów.
Wielu właścicieli firm nie bierze pod uwagę jeszcze jednej kwestii, jaką jest czas. Zatory płatnicze bardzo często zaczynają wpływać na bieżące działanie firmy.
Według danych Europejskiego Obserwatorium Płatności 52% firm w Europie deklaruje, że opóźnione płatności realnie pogarszają ich płynność finansową i utrudniają normalne funkcjonowanie biznesu[4].
Dlatego w praktyce znaczenie ma nie tylko sama wysokość długu, ale również to, jak długo przedsiębiorca finansuje kontrahenta z własnych środków i jak szybko (albo wolno) uda się odzyskać należność.
Czy można rozliczyć także odsetki od rekompensaty?
Jeżeli dłużnik nie zapłaci naliczonej rekompensaty w terminie, można dochodzić także odsetek od tej kwoty. Potwierdzają to interpretacje i orzecznictwo dotyczące transakcji handlowych.
Dla części przedsiębiorców może wydawać się to drobiazgiem, ale przy większych zaległościach albo kilku fakturach jednocześnie kwoty zaczynają rosnąć.
Przykład
Firma wystawiła trzy niezapłacone faktury i naliczyła:
- rekompensatę kosztów windykacji,
- odsetki od faktur,
- a następnie odsetki od samej rekompensaty.
W efekcie całkowite zobowiązanie dłużnika zaczyna być wyraźnie wyższe niż pierwotna kwota faktury.
I właśnie o to chodziło ustawodawcy. Mechanizm miał ograniczyć sytuacje, w których przedsiębiorcy miesiącami kredytują swoich kontrahentów praktycznie bez żadnych konsekwencji dla drugiej strony.
Jak uzyskać rekompensatę za odzyskanie należności?
Omawiana w tym artykule rekompensata nie nalicza się automatycznie. W tym sensie, że dłużnik sam z siebie raczej jej nie zapłaci. Należy ją wyraźnie wskazać i dochodzić razem z należnością główną.
Pierwszym krokiem zwykle jest wezwanie do zapłaty, w którym wierzyciel wskazuje:
- kwotę niezapłaconej faktury,
- naliczone odsetki,
- rekompensata kosztów windykacji,
- termin spłaty,
- numer konta, na które powinny wpłynąć wszystkie środki,
- informację o dalszych działaniach.
Już samo formalne wskazanie dodatkowych kosztów często zmienia sposób rozmowy z dłużnikiem. Kontrahent widzi wtedy, że sprawa nie jest już tylko luźnym przypomnieniem, ale brak płatności zaczyna generować konkretne konsekwencje finansowe.
Jeżeli mimo tego płatność nadal nie pojawia się na koncie, przedsiębiorca może dochodzić:
- należności głównej,
- odsetek,
- rekompensaty za koszty odzyskiwania należności,
- również dodatkowych kosztów windykacji.
Realnie odzyskanie długu może nastąpić:
- polubownie,
- w sądzie,
- przez komornika.
Czy trzeba wystawić osobny dokument dotyczący rekompensaty?
Zwykle stosuje się w tym celu notę księgową lub odpowiedni zapis w wezwaniu do zapłaty. Sama rekompensata nie wynika bowiem z nowej sprzedaży czy usługi, tylko bezpośrednio z przepisów ustawy.
Najczęściej ustawowa kwota rekompensaty i odsetki są dochodzone razem. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że z każdym kolejnym tygodniem opóźnienia rośnie całkowity koszt po stronie dłużnika.
Rekompensata za odzyskiwanie należności – najważniejsze informacje i podsumowanie
Zwrot kosztów odzyskiwania należności stanowi rozwiązanie stworzone po to, żeby przedsiębiorca nie zostawał sam z kosztami wynikającymi z opóźnionych płatności.
Najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać:
- rekompensata działa w relacjach firma – firma,
- wynika bezpośrednio z ustawy,
- można naliczyć ją obok odsetek,
- przysługuje od każdej niezapłaconej faktury,
- nie trzeba udowadniać konkretnych kosztów windykacji,
- szybka reakcja zwykle zwiększa szanse odzyskania pieniędzy.
Wielu właścicieli firm, który czeka na płatność z faktury, zbyt długo traktuje brak płatności jako chwilowy problem. Tymczasem im dłużej faktura pozostaje niezapłacona, tym większe ryzyko, że sprawa stanie się dużo trudniejsza i bardziej kosztowna.
Dlatego czas często ma większe znaczenie niż sama wysokość długu.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy w Twojej sytuacji można naliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności i jak wygląda możliwość odzyskania pieniędzy od kontrahenta, napisz do nas. Przeanalizujemy Twoją sprawę i damy znać co i jak można zrobić, żebyś mógł odzyskać swoje pieniądze.
Źródła:
[1] BIK. 2024. „84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach – czas odwrócić ten trend.” Dostęp 11 maja 2026. [https://media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend]
[2] ISAP – Internetowy System Aktów Prawnych. 2013. „Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.” Dostęp 11 maja 2026. [https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20130000403]
[3] Sąd Najwyższy. 2015. „Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 11 grudnia 2015 r., sygn. III CZP 94/15.” Dostęp 11 maja 2026. [https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/orzeczenia3/iii%20czp%2094-15.pdf]
[4] European Commission. 2025. „EU Payment Observatory – Annual Report 2025. Summary.” Dostęp 11 maja 2026. [https://single-market-economy.ec.europa.eu/document/download/8aabc383-52ce-49a9-a197-b4c49dc79a64_en?filename=Summary+2025.pdf]
FAQ – najczęstsze pytania o rekompensatę kosztów windykacji
1. Czy rekompensata za koszty odzyskiwania należności dotyczy także jednoosobowej działalności gospodarczej?
Tak, pod warunkiem, że obie strony transakcji są przedsiębiorcami. Oznacza to, że z takiego zwrotu kosztów mogą korzystać również osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jeśli wystawiły fakturę innej firmie i nie otrzymały płatności w terminie.
2. Czy można naliczyć rekompensatę, jeśli kontrahent zapłacił tylko część faktury?
Tak, ale sytuacja zależy od konkretnego przypadku. Jeżeli pozostała część należności nadal pozostaje nieuregulowana po terminie płatności, przedsiębiorca może dochodzić swoich praw również w zakresie pozostałego zadłużenia.
3. Po ilu dniach od terminu płatności można doliczyć rekompensatę?
W praktyce już od następnego dnia po terminie płatności. Nie trzeba czekać tygodnia ani miesiąca. Jeżeli faktura nie została opłacona w terminie, wierzyciel może naliczyć zarówno odsetki, jak i rekompensatę przewidzianą w ustawie.
4. Czy przy stałej współpracy z klientem też można naliczyć rekompensatę?
Tak. Sama długość współpracy niczego tutaj nie zmienia. Jeżeli firma od lat zamawia towary czy usługi, ale nagle przestaje płacić faktury w terminie, nadal można dochodzić rekompensaty i odsetek.
5. Co zrobić, kiedy kontrahent nie reaguje na wezwanie do zapłaty?
To zależy od sytuacji, ale najgorszym rozwiązaniem zwykle jest dalsze czekanie bez żadnej decyzji.
Jeżeli telefon milczy, maile zostają bez odpowiedzi, a terminy są ciągle przesuwane, należy podjąć kolejne działania. Sprawdza się przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej, która podejmuje wszystkie możliwe kroku, począwszy od windykacji polubownej, poprzez sądową, aż po egzekucję komorniczą.
6. Czy zawsze trzeba doliczać dodatkową kwotę doliczaną do zadłużenia?
Nie. To decyzja przedsiębiorcy. Istnieją firmy, które doliczają ją od razu przy każdej zaległości. Są też takie, które podchodzą do tego bardziej elastycznie. szczególnie wtedy, kiedy chodzi o wieloletniego klienta, który pierwszy raz spóźnił się z płatnością.
7. Czy można starać się o zwrot kosztów nawet jeśli minęło wiele czasu?
Tak, ale nie warto czekać z tym działaniem. Przy starszych należnościach zawsze pojawia się ryzyko przedawnienia. Zwykle także trudniej jest odzyskać pieniądze. Zdarza się też, że po czasie trudniej zebrać dokumenty, ustalić szczegóły współpracy czy odzyskać kontakt z dłużnikiem.
Dlatego najlepiej problemy z płatnościami wyjaśniać wcześniej niż później. Nawet jeśli na początku wygląda to tylko jak chwilowy poślizg z przelewem.
8. Co zrobić, jeśli faktura jest już bardzo stara?
Zacząć działać! Nawet starsze należności można odzyskać, chociaż szanse z czasem maleją. Warto sprawdzić, czy nie zbliża się termin przedawnienia i jakie są jeszcze możliwości działania.
