Jeśli prowadzisz firmę, to z pewnością miałeś okazję przekonać się, jakie to uczucie, kiedy wystawiasz fakturę, termin płatności mija, potem jeszcze tydzień czy dwa, a przelewu od klienta nadal nie ma. Zadajesz sobie pytanie, czy to już czas, żeby zrobić awanturę, czy lepiej jeszcze poczekać? Odpowiedź na pytanie o to, kiedy powinna się rozpocząć windykacja faktury jest taka: wtedy, kiedy minął termin płatności, a Ty czujesz, że samo przypominanie już nie wystarczy.
Z taką samą sytuacją, w jakiej Ty się znalazłeś, ma do czynienia ogromna liczba polskich przedsiębiorców, bo ponad 60% firm w Polsce nie otrzymało płatności za swoje faktury na czas (na podstawie raportu UCE RESEARCH „Zaległości i opóźnienia w płatnościach. I półrocze 2025 r.)[1].
Praktyka pomiędzy polskimi przedsiębiorcami jest taka, że zwykle w miarę spokojnie czeka się jeszcze 7 do 14 dni od dnia, kiedy następuje przeterminowanie faktury. Potem następuje jakaś reakcja. Na początek zwykły mail czy telefon: „Panie Marku, chyba przelew się zagubił”. Bardzo często takie przypomnienie wystarcza.
Jeśli nie, to nadszedł najwyższy czas na to, żeby rozpocząć windykację faktury i wysłać oficjalne wezwanie z podaniem terminu, do którego czekasz na płatność wraz z dopiskiem, że naliczasz odsetki.
Jak odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury?
Najważniejsze pytanie, jakie zadają nam przedsiębiorcy brzmi: „Jak odzyskać pieniądze z faktury?”. Okazuje się, że istnieje całkiem sporo metod, dzięki którym windykacja faktury może okazać się skuteczna. Oto niektóre opcje:
1. Windykacja zaległych faktur przez firmę windykacyjną
Nie byłbym sobą, gdybym nie zarekomendował po prostu zlecenia windykacji faktury firmie windykacyjnej, takiej jak Solventoir. Robimy to od 20 lat i znamy od podszewki sposoby na odzyskiwanie długu. Potrafimy radzić sobie z wybiegami i sztuczkami jakich podejmują się nierzetelni dłużnicy, żeby uniknąć płatności.
2. Odsetki od niezapłaconych faktur
Wysokość odsetek ustawowych od niezapłaconej faktury od 1 lipca 2025 r. wynosi 15,25% rocznie dla większości transakcji pomiędzy podmiotami gospodarczymi w Polsce (w przypadku publicznego podmiotu wykonującego działalność leczniczą jest to 13,25%[2]).
I tak, jeśli dłużnik zwleka z zapłatą 100 tys. zł, po roku czasu będzie Ci winny już ponad 115 tys. zł. Im dłużej firma zwleka z uregulowanie swojej należności, tym więcej będzie płacić. Co więcej, to zasady uregulowane zapisami w polskim prawie. Nie trzeba ich umieszczać w umowie, ani nigdzie indziej, żeby skutecznie dochodzić swoich pieniędzy.
3. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Taka rekompensata może stanowić dodatkowy bat finansowy na dłużnika. Masz prawo doliczyć do faktury zwrot kosztów dochodzenia należności. Przy fakturach pow. 5 tys. zł wynosi on 40 euro, pomiędzy 5 a 50 tys. zł jest to 70 euro, a w przypadku kwot większych niż 50 tys. zł ta suma równa się 100 euro[3].
Rekompensata za koszty odzyskania należności jest również uregulowana polskimi przepisami i nie musisz niczego udowadniać, należy Ci się ona niejako z automatu. Możesz ją dopisać już do pierwszego wezwania do zapłaty. Co więcej, w przypadku korzystania z usług firmy windykacyjnej, masz prawo do tego, żeby uzyskać zwrot kosztów windykacji.
4. Wpis do rejestru długów BIG lub KRD
Wpis do takiego rejestru działa mocno na wyobraźnię dłużnika, bo stanowi upublicznienie długu. Od teraz wszyscy widzą z jaką firmą mają do czynienia i w jaki sposób rozlicza się ona ze swoimi kontrahentami. Utrudnia to podpisywanie nowych umów czy wzięcie kredytu firmowego. Możesz zastosować to narzędzie nacisku, jeśli kwota długu to minimum 500 zł, a przeterminowanie faktury wynosi przynajmniej 30 dni.
5. Skierowanie sprawy do E-sądu (EPU)
EPU oznacza elektroniczne postępowanie upominawcze, które może stanowić kolejny krok służący odzyskaniu pieniędzy. Zwykle robi się to w przypadku, kiedy polubowna windykacja niezapłaconej faktury nie zadziałała. Robiliśmy to setki razy, a w tym przypadku nakaz zapłaty udaje się uzyskać znacznie szybciej niż tradycyjną drogą.
6. Egzekucja komornicza
Kiedy uda się uzyskać prawomocny nakaz zapłaty – czy to w EPU, czy poprzez postępowanie w sądzie tradycyjnym – to komornik otrzymuje formalne umocowanie do tego, żeby wkroczyć i ściągać należność z majątku dłużnika.
Oczywiście to nie wszystkie narzędzia i możliwości wpływania na dłużnika w celu odzyskania swoich pieniędzy. Istnieje wiele innych metod nacisku na nierzetelną firmę i wyegzekwowania swoich należności, które stosują wyspecjalizowane firmy windykacyjne od lat, żeby odzyskać pieniądze swoich klientów.
Nie czekaj z windykacją faktury, bo minie jej termin ważności
Mimo, że to leży w interesie każdej osoby prowadzącej firmę, to nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że faktury mają swój termin ważności. Jeśli nastąpi tzw. przedawnienie faktury, to nie masz już żadnych formalnych szans na odzyskanie pieniędzy. Nawet jeśli pójdziesz do sądu, to nic już nie zrobisz. Możesz jedynie liczyć na dobrą wolę dłużnika. Jednak, skoro nie zapłacił przez tyle czasu, to czy zrobi to teraz?
Ile masz czasu na odzyskanie pieniędzy z niezapłaconej faktury?
„Ważność” faktury jest inna w zależności od branży i usługi czy produktu, jaki się na niej znajduje.
- Najkrótsze terminy występują w transporcie i wynoszą one 12 miesięcy w przypadku transportu krajowego oraz 15 miesięcy w transporcie międzynarodowym.
- W przypadku sprzedaży i usług masz 2 lata na windykację faktur.
- Branża budowlana i wynajem nieruchomości to z kolei 3-letni okres ważności należności.
Powyższe terminy dotyczą relacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi, a nie osobami fizycznymi, czy relacji firma – osoba fizyczna.
Pozostaje jeszcze kwestia obliczenia okresu ważności faktury. Trzeba pamiętać o tym, że obowiązuje tu zasada końca roku. To znaczy, że okres ważności nie zawsze wynosi dokładnie 1 rok, 2 czy 3 lata kalendarzowe. Dlaczego? Jeśli faktura została wystawiona przykładowo w marcu 2023, to 2-letni okres przedawnienia nie mija w marcu 2025, tylko 31 grudnia 2025. Sprawdzając okres, w którym można jeszcze windykować fakturę, zawsze „zaokrąglamy” go do końca roku.
Czy bez podpisanej umowy mam szansę odzyskać pieniądze z faktury?
Kolejne ważna kwestia, która nurtuje właścicieli firm zgłaszających o pomoc do Solventoir to: „Czy jeśli nie mam podpisanej umowy, to mogę starać się o windykację faktury?”.
Absolutnie tak! Większość prowadzonych przez nas spraw przeprowadziliśmy przede wszystkim w oparciu o fakturę. Faktura stanowi potwierdzenie zawartej umowy, zrealizowanej usługi bądź sprzedanego towaru. W sądach traktowana jest jako ważny, jeśli nie najważniejszy dowód. Z reguły ten dokument wystarcza, że rozpocząć windykację, szczególnie na etapie polubownym.
Oczywiście, jeśli posiadasz inne dokumenty potwierdzające wykonanie zamówienia, takie jak np.: umowa, pisemne zlecenie, e-mail, dokument WZ, potwierdzenie odbioru czy protokół zdawczo-odbiorczy, to tym lepiej. Na pewno będą pomocne podczas dalszych etapów odzyskiwania długu.
Ile kosztuje windykacja faktur?
Cena za odzyskanie długu różni się w zależności od kwoty, jaka znajduje się na niepłaconej fakturze lub fakturach, a także od etapu, na jakim udaje się odzyskać należność.
1. Etap polubowny
Pierwszy etap odzyskiwania długu, tzw. windykacja polubowna nic Cię nie kosztuje, dopóki firma windykacyjna nie odzyska Twoich pieniędzy. Tak jest przynajmniej w Solventoir. Model success fee (prowizja za sukces) stanowi świetne rozwiązanie dla naszych klientów, bo nie muszą nic inwestować, dopóki dłużnik nie zwróci należności.
A jak to się stanie, to prowizja za sukces wynosi pomiędzy 10 a 20%, w zależności od wysokości kwoty na fakturze (im większa kwota roszczenia, tym mniejsza wysokość prowizji).
2. EPU, czyli e-sąd
Jeśli sprawa jest kierowana do sądu, to zwykle w pierwszej kolejności jest to Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU – e-sąd), gdzie złożenie pozwu kosztuje 1,25% kwoty roszczenie, jednak nie mniej niż 30 zł. I tak, przy windykacja faktury na kwotę 10 000 zł oznacza opłatę w wysokości 125 zł.
Do tego dochodzą tzw. koszty zastępstwa procesowego, które stanowią wynagrodzenie za prowadzenie sprawy i są unormowane obowiązującymi przepisami. Zależą od wysokości kwoty długu. Na przykład dla kwoty powyżej 5000 do 10 000 zł wynoszą 1200 zł, powyżej 10 000 zł do 50 000 zł wynoszą 2400 zł i tak dalej.
3. Sąd tradycyjny
Opłata za pozew w sądzie tradycyjnym wynosi 5% wartości długu. Koszty zastępstwa procesowego w tym wypadku ustala sąd. Chociaż kieruje się przy tym obowiązującymi stawkami wymienionymi w rozporządzeniu z 22 października 2015 r. z późn. zm.[4], to mogą być one wyższe, jeśli postępowanie okazało się skomplikowane i długotrwałe.
4. Egzekucja komornicza
Koszty egzekucji komorniczej zależą od wysokości długu i od tego, jak szybko dłużnik zapłaci. Podstawowa stawka to 10% windykowanej faktury, ale jeśli zaległość zostanie opłacona w ciągu miesiąca od zawiadomienia o wszczęciu egzekucji, opłata spada do 3%.
Dla małych kwot istnieje próg minimalny i komornik nie może pobrać mniej niż 200 zł, nawet jeśli 3% czy 10% dawałoby mniej.
Przy większych fakturach kwota rośnie. Dla długu o wysokości 10 000 zł opłata to 1 000 zł (albo 300 zł przy spłacie w miesiąc), a dla 100 000 zł odpowiednio 10 000 zł i 3 000 zł. Ustawodawca wprowadził też górny limit, co oznacza, że niezależnie od wysokości długu, komornik w jednej sprawie nie może pobrać więcej niż 50 000 zł.
Pamiętaj tylko, że podane koszty ściągnięte zostają od dłużnika, a nie od Twojej firmy. Inaczej mówiąc, zadłużone przedsiębiorstwo, nie zapłaciwszy na etapie polubownym, naraża się na znacznie większe koszty, niż sama kwota na fakturze, kiedy sprawa znajdzie się w sądzie, a następnie zostanie wydany nakaz egzekucji komornicznej.
Ile trwa windykacja faktur?
Kolejne palące dla przedsiębiorcy pytanie to: „Jak szybko odzyskam pieniądze z nieopłaconej faktury?”. Takie pytanie oczywiście jest bez dwóch zdań jak najbardziej zasadne, ale nie istnieje na nie prosta odpowiedź. To zależy od wielu czynników. Zdarzają nam się takie sytuacje, że na etapie polubownym już po 2 tygodniach windykacja faktur przynosi efekt w postaci spłaty zadłużenia. W innych jednak przypadkach przy opornych dłużnikach trzeba skierować sprawę do sądu, żeby odzyskać należność.
Szacunkowe terminy wyglądają następująco:
1. Windykacja polubowna
Polubowna windykacja niezapłaconych faktur bardzo często kończy sprawę w ciągu 2 miesięcy, jednak w przypadku płatności w ratach spłata może się przeciągnąć do 4 miesięcy.
2. EPU (e-sąd)
Uzyskanie nakazu zapłaty poprzez elektroniczne postępowanie upominawcze zwykle trwa od 2 do 5 tygodni[5].
3. Sąd tradycyjny
Podobnie jak przy EPU nakaz zapłaty można uzyskać nawet w czasie owych 2 do 5 tygodni.
4. Egzekucja komornicza
Ściąganie długu przez komornika zależy od sposobu uzyskania środków. W razie zajęcia konta, należności można odzyskać w okresie do 3 tygodni. Zajęcie wierzytelności i ruchomości trwa trochę dłużej. Najdłużej zajmuje egzekucja nieruchomości, która może się przeciągnąć do kilku miesięcy.
Więcej informacji o tym, jak długo trwa odzyskiwanie należności, znajdziesz w artykule: Ile trwa windykacja długu firmowego?
Czy czekanie, aż dłużnik sam zapłaci, ma sens?
Sytuacja, w której Twój kontrahent nie płaci za fakturę spotyka bardzo wiele firm w naszym kraju. Nawet ponad 60% firm w Polsce ma problem z nieterminowanymi płatnościami i najczęściej wynoszą one od 5 tys. do 20 tys. złotych[6]. To jest na pewno irytująca sytuacja, ale trzeba do niej podejść na zimno, jak do części prowadzenia działalności gospodarczej. Istnieje wiele narzędzi i metod, które pozwalają skutecznie windykować faktury.
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: „„Czy opłaca się liczyć na dobrą wolę dłużnika i zwlekać z odzyskaniem pieniędzy z faktury?”. Absolutnie nie! Każdy dodatkowy przeterminowany dzień zmniejsza prawdopodobieństwo odzyskania pieniędzy i przybliża datę, w której faktura straci ważność.
Prowadząc firmę, masz mnóstwo spraw na głowie i pojawia się tendencja do tego, żeby odkładać sprawy trudne (takie jak windykacja faktur) na później. Bardzo ważne jest, żeby tego nie robić. Nie czekaj z działaniami. Czas działa na Twoją niekorzyść.
Dla Ciebie to trudna sprawa, a dla takiej firmy jak Solventoir codzienność. Robimy to od 20 lat i odzyskaliśmy już 320 mln zł od dłużników. Odzyskamy także Twoje pieniądze.
Przypisy:
[1] Parkiet. 2025. „Ponad 60 proc. przedsiębiorców ma problemy z płatnościami od kontrahentów.” Dostęp 8 października 2025. https://www.parkiet.com/finanse/art43002721-ponad-60-proc-przedsiebiorcow-ma-problemy-z-platnosciami-od-kontrahentow
[2] Infor Lex. 2025. „Obwieszczenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 czerwca 2025 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.” Dostęp 8 października 2025. [https://www.inforlex.pl/dok/tresc%2CMPO.2025.177.0000602%2COBWIESZCZENIE-MINISTRA-ROZWOJU-I-TECHNOLOGII-z-dnia-20-czerwca-2025-r-w-sprawie-wysokosci-odsetek-ustawowych-za-opoznienie-w-transakcjach-handlowych.html
[3] LEX. 2025. „Przeciwdziałanie nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych – art. 10.” Dostęp 8 października 2025. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/przeciwdzialanie-nadmiernym-opoznieniom-w-transakcjach-17972194/art-10
[4] ISAP Sejm RP. 2015. „Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. 2015 poz. 1800).” Dostęp 8 października 2025. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20150001800
[5] Dane uzyskane ze spraw sądowych kierowanych do EPU od 2022 do 2024 roku przez naszą kancelarię.
[6] PAP Biznes. 2025. „Ponad 60 proc. przedsiębiorców ma problem z zaległymi płatnościami.” Dostęp 8 października 2025. https://biznes.pap.pl/wiadomosci/firmy/ponad-60-proc-przedsiebiorcow-ma-problem-z-zaleglymi-platnosciami
