Kancelaria prawna czy firma windykacyjna – jak skutecznie odzyskać należność?

Kiedy od kilku tygodni klient zalega z przelewem – za wykonaną usługę albo sprzedany towar – zwykle pojawia się to samo pytanie, czyli co można z tym zrobić? W Solventoir często słyszymy od właścicieli firm, że zastanawiali się nad windykacją, ale nie byli pewni, czy od razu chcą iść do sądu.

Jednak, czy odzyskiwanie pieniędzy od dłużnika zaczyna się od złożenia pozwu w sądzie? Oczywiście, że nie! To mit, który rozwiewamy w tym artykule, przy okazji porównania działań, jakie podczas windykacji długu wykonują tak różne rodzaje typy organizacji, jak firma windykacyjna i kancelaria prawna.

Jeśli masz wątpliwości co do tego, czy lepiej zlecić sprawę prawnikowi (kancelarii prawnej), czy wyspecjalizowanej firmie odzyskującej należności, to ten artykuł pokazuje różnice pomiędzy tymi rozwiązaniami.

Czy kancelaria prawna i firma windykacyjna robią to samo w zakresie windykacji należności?

Nie. Z zewnątrz może wyglądać to podobnie, bo chodzi o pomoc w odzyskaniu pieniędzy za niezapłaconą fakturę. Jednak faktycznie kancelaria prawna i firma windykacyjna działają inaczej.

Radca prawny albo adwokat zwykle robi to na czym zna się najlepiej, czyli kieruje sprawę na drogę sądową. Firma zajmująca się windykacją zaczyna od windykacji polubownej.

Kancelaria prawna najczęściej zajmuje się stroną formalną. Analizuje dokumenty, przygotowuje wezwanie do zapłaty, pozew i prowadzi sprawę w sądzie. To również naturalne, bo właśnie w tym specjalizują się prawnicy.

Firma windykacyjna patrzy na sprawę szerzej. Jej zadaniem jest odzyskanie pieniędzy, a niekoniecznie wygranie procesu sądowego.

W rzeczywistości etapy działań obu organizacji wyglądają następująco:

1. Firma windykacyjna
   Formalności i dokumentacja => Windykacja polubowna => Sąd => Egzekucja komornicza
2. Kancelaria prawna
   Formalności i dokumentacja => Sąd

Czy to oznacza, że prawnik jest niepotrzebny do windykacji należności? Jest wręcz przeciwnie. Prawnik na pewnym etapie odzyskiwania długu jest niezbędny. Kiedy dojdzie do etapu sądowego, to właśnie radca prawny albo adwokat reprezentuje klienta (wierzyciela) w sądzie.

Czy zawsze trzeba iść do sądu, żeby odzyskać dług?

Nie zawsze. W wielu sprawach warto najpierw sprawdzić, czy należność da się odzyskać polubownie.

W mikro i małych firmach większość spraw związanych z brakiem płatności na czas wygląda bardzo podobnie. Po zrealizowanym zleceniu i wystawieniu faktury klient nie płaci, mimo że termin płatności już minął. Przy czym wcale nie twierdzi on, że faktura została wystawiona niesłusznie. Po prostu nie płaci albo prosi o jeszcze chwilę.

I właśnie na tym etapie płatność potrafi się ciągnąć miesiącami, a nawet latami. Nie wiadomo, kiedy i jak przedsiębiorca orientuje się, że minęło pół roku, a potem rok. A sprawa stoi w miejscu i płatność robi się coraz mniej prawdopodobna.

– Najdroższa często nie jest sama windykacja, ale wielomiesięczne czekanie bez alternatywnego planu postępowania. W tym czasie przedsiębiorca zaczyna finansować działalność swojego klienta z własnej kieszeni. A klient przestaje traktować płatność poważnie. – o sposobie działania dłużników opowiada Piotr Brzostowiecki, prezes firmy odzyskującej należności Solventoir.

Ile wynoszą zaległości w płatnościach pomiędzy firmami w Polsce?

Warto pamiętać, że kontrahent najczęściej już wcześniej dostał pewnego rodzaju kredyt kupiecki. W transakcjach pomiędzy firmami średni umowny termin płatności w Polsce wynosi około 43 dni, ale pieniądze wpływają średnio dopiero po około 64 dniach[1]. Oznacza to, że przedsiębiorcy czekają na zapłatę średnio o około 3 tygodnie dłużej, niż zakłada umowa.

Widać wyraźnie, że większość firm oczekujących na płatność nie rozpoczyna windykacji już po kilku dniach opóźnienia. Zwykle wcześniej przez dłuższy czas próbuje samodzielnie odzyskać pieniądze i daje kontrahentowi kolejne szanse.

Problem w tym, że po pewnym czasie samo przypominanie o płatności przestaje wystarczać. Właściciel firmy zaczyna zastanawiać się, co zrobić dalej i czy kolejne tygodnie czekania mają jeszcze sens.

To właśnie moment, w którym najczęściej pojawia się pytanie o kancelarię prawną albo firmę windykacyjną. Warto jednak pamiętać, że odzyskiwanie należności nie zaczyna się w sądzie. Zanim zapadnie decyzja o pozwie, dobrze jest wiedzieć, z kim mamy do czynienia i jakie są realne szanse na odzyskanie pieniędzy.

Czy firma windykacyjna zajmuje się odzyskiwaniem należności od początku do końca?

Tak. Firma taka jak Solventoir prowadzi sprawę począwszy od pierwszej analizy sytuacji firmy dłużnika, poprzez etap polubowny, a jeśli będzie to konieczne kieruje sprawę do sądu i wszczyna egzekucję komorniczą.

To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy kancelarią prawną a firmą wyspecjalizowaną w ściąganiu długów. Kancelaria prawna najczęściej koncentruje się na etapie sądowym. Tymczasem odzyskiwanie pieniędzy od dłużnika zwykle zaczyna się znacznie wcześniej i często trwa również po zakończeniu procesu.

Jak wyglądają poszczególne etapy windykacji należności pomiędzy firmami?

1. Analiza sytuacji dłużnika

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, z kim mamy do czynienia. Dlatego na samym początku firma odzyskująca należności sprawdza m.in.:

• sytuację finansową przedsiębiorstwa,
• dostępne informacje gospodarcze,
• scoring firmy,
• wpisy na giełdach długów,
• sygnały świadczące o problemach finansowych,
• sytuację firmy na rynku.

Dzięki temu łatwiej ocenić, jakie działania mają największe szanse powodzenia.

2. Windykacja polubowna

Kolejnym etapem jest próba odzyskania pieniędzy na drodze ugody. To właśnie windykacja polubowna polega na prowadzeniu rozmów z dłużnikiem, negocjacjach oraz ustaleniach dotyczących nowego harmonogramu spłaty zadłużenia. Celem takiego działania pozostaje odzyskanie należności możliwie szybko i przy jak najniższych kosztach.

Dlaczego takie rozwiązanie jest dobre dla właścicieli firm czekających na płatność? Ponieważ już podczas windykacji polubownej udaje się odzyskać należności w 29% przypadków, tak jak robi to spółka Solventoir[2]. To oznacza szybsze odzyskanie pieniędzy, bo etap ugodowy zwykle trwa ok. 2 miesięcy. Stanowi to w praktyce także bezkosztowe działanie dla firmy, która czekała na płatność, ponieważ polubowna windykacja jest rozliczana w modelu succes fee. A po zapłaceniu prowizji, zgodnie z polskim prawem, można odzyskać koszty windykacji od dłużnika.

3. Postępowanie sądowe

Jeżeli działania polubowne nie przynoszą efektu, sprawa zostaje skierowana do sądu. Przy czym etap sądowy można podzielić na dwa podetapy:

• e-sąd (EPU) – stosowany najczęściej w prostszych i bezspornych sprawach, gdzie wierzyciel dysponuje dokumentami potwierdzającymi istnienie długu,
• sąd tradycyjny – wykorzystywany wtedy, kiedy sprawa jest bardziej skomplikowana lub dłużnik zakwestionował roszczenie na etapie EPU.

Wbrew obiegowej opinii prowadzenie sprawy w sądzie nie stanowi alternatywy dla firmy windykacyjnej. Najczęściej po prostu należy do jednego z etapów tej samej sprawy.

Warto też pamiętać, że skierowanie sprawy do sądu nie oznacza, że kończą się próby polubownego rozwiązania problemu. Zdarza się, że dłużnik decyduje się na zapłatę albo zawarcie ugody dopiero wtedy, gdy widzi, że wierzyciel rzeczywiście podjął dalsze kroki i nie zamierza rezygnować z dochodzenia swoich należności.

Solventoir sp. z o.o. na etapie sądowym odzyskuje pieniądze w kolejnych 17% przypadków[3]. To właśnie dlatego dobrze prowadzona windykacja nie polega na wyborze pomiędzy windykacją polubowną a sądem. W wielu sytuacjach są to po prostu kolejne etapy tej samej sprawy, których celem od początku pozostaje odzyskanie pieniędzy.

4. Egzekucja komornicza

Wielu właścicieli firm sądzi, że wygrana w sądzie kończy sprawę odzyskania należności. Jednak nawet po pozytywnym wyroku dłużnik może nadal nie zapłacić za zaległą fakturę. Wówczas konieczne okazuje się przekazanie sprawy do komornika i przeprowadzenie egzekucji. Ogromne znaczenie ma tutaj skuteczny komornik, który wie jak i gdzie szukać pieniędzy u wierzyciela.

Do spraw prowadzonych dla swoich Klientów Solventoir kieruje komorników z wieloletnim doświadczeniem i o sprawdzonej efektywności prowadzonych egzekucji. Właśnie dlatego nasza średnia ściągalności długów na tym etapie wynosi aż 35%[4]. To oznacza o 10% więcej niż średnia według Krajowej Rady Komorniczej wynosząca ok. 25%[5].

Czy trzeba wybierać pomiędzy windykacją a sądem?

Najważniejsze jest jednak to, że wszystkie te działania stanowią część tego samego procesu. Czy dla właściciela firmy liczą się kolejne wezwania, pozew oraz wyrok? Niekoniecznie! Bo najważniejsze dla przedsiębiorcy jest po prostu odzyskanie swoich pieniędzy.

– Przedsiębiorcy często pytają, czy wybrać windykację czy sąd. To niewłaściwie zadane pytanie, ponieważ oba te działania nie stanowią względem siebie alternatywy, tylko kolejne etapy tego samego procesu – tłumaczy metody prowadzenia windykacji Piotr Brzostowiecki, prezes firmy odzyskującej należności Solventoir sp. z o.o. – Najpierw próbujemy uzyskać należność polubownie, a jeśli to nie przynosi efektu, przechodzimy do etapu sądowego. Celem od początku jest odzyskanie pieniędzy, a nie wykonanie tylko jednego fragmentu całego procesu – dodaje Piotr Brzostowiecki z Solventoir.

Dlaczego windykator jest bardziej skuteczny niż kolejne wezwanie do zapłaty?

Podczas windykacji polubownej windykator nie ogranicza się do wysłania wezwania do zapłaty. Jego zadaniem jest również pokazanie dłużnikowi, co wydarzy się dalej, jeśli nie dojdzie do porozumienia.

Wbrew obiegowym mitom praca windykatora nie polega na zastraszaniu czy wywieranie nielegalnej presji na dłużniku. Chodzi o to, żeby uświadomić drugiej stronie, że żarty się skończyły, ktoś zajął się tym długiem na poważnie, a co najważniejsze pokazać jakie będą konsekwencje dalszego zwlekania z płatnością.

Wielu dłużników przez długi czas funkcjonuje w przekonaniu, że skoro do tej pory nic się nie wydarzyło, to kolejne tygodnie również niczego nie zmienią. Zadaniem windykatora jest pokazanie, że sprawa ma swój dalszy ciąg.

Dłużnik dowiaduje się między innymi:

• że sprawa może zostać skierowana do sądu,
• że mogą pojawić się dodatkowe koszty,
• że stale naliczane są odsetki do kwoty na fakturze,
• że wierzyciel może zażądać rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 lub 100 euro,
• że może zostać obciążony kosztami procesu,
• że po wyroku możliwa jest egzekucja komornicza,
• że problemy z regulowaniem zobowiązań mogą negatywnie wpływać na relacje biznesowe i wiarygodność firmy.

Właściwie przeprowadzona windykacja polubowna jest korzystna dla obu stron sporu. Do dłużnika dociera, że ugodowe rozwiązanie będzie dla niego znacznie tańsze, niż dalsze przeciąganie sprawy. Z perspektywy firmy czekającej na płatność jest to również najlepszy scenariusz. Celem nie jest przecież uzyskanie wyroku za wszelką cenę, ale odzyskanie pieniędzy możliwie szybko i przy możliwie najniższych kosztach.

Dlaczego specjalizacja w odzyskiwaniu należności ma znaczenie?

Specjalizacja głównie w zakresie windykacji ma ogromne znaczenie, ponieważ odzyskiwanie należności – jak już wiemy – to zwykle nie jedno działanie, ale cały proces składający się z wielu etapów.

Firma windykacyjna zajmuje się wyłącznie odzyskiwaniem długów. Od analizy sytuacji dłużnika, przez windykację polubowną i postępowanie sądowe, aż po egzekucję komorniczą.

Kancelarie prawne bardzo często prowadzą równolegle również inne sprawy, np. dotyczące prawa pracy, sporów gospodarczych czy obsługi przedsiębiorstw.

Nie oznacza to oczywiście, że prawnik jest mniej kompetentny. Chodzi po prostu o różnicę w specjalizacji.

Czy prawnik nie jest potrzebny do windykacji?

Nie, jest wręcz przeciwnie. Podczas prowadzenia wielu różnych postępowań zaangażowanie prawnika jest konieczne. Dotyczy to między innymi sporów dotyczących wykonania usługi, reklamacji, skomplikowanych umów, zabezpieczeń czy postępowań upadłościowych.

Warto jednak pamiętać, że patrząc na cały proces odzyskiwania pieniędzy, postępowanie sądowe jest zwykle tylko jednym z etapów, a nie całością działań. Dlatego w wielu sprawach firma windykacyjna i prawnik mogą się uzupełniać, a nie zastępować.

Co bardziej interesuje przedsiębiorcę – wyrok czy pieniądze?

Pieniądze. Celem większości właścicieli firm nie jest prowadzenie wielomiesięcznego czy kilkuletniego sporu sądowego. Chcą po prostu odzyskać swoje należności i wrócić do prowadzenia biznesu. Oczywiście pojawiają się emocje i chęć odegrania się na dłużniku, ale na ogół zwycięża rozsądek i podejście czysto biznesowe.

Dlatego przed podjęciem decyzji o skierowaniu sprawy do sądu warto sprawdzić, czy istnieje szansa na odzyskanie pieniędzy wcześniej. W wielu przypadkach dobrze przeprowadzona windykacja polubowna szybko prowadzi do spłaty zadłużenia.

Nie oznacza to oczywiście, że sąd nie jest potrzebny. Czasem okazuje się niezbędny. Warto jednak pamiętać, że jest on zwykle jednym z etapów odzyskiwania należności, a nie celem samym w sobie.

Najważniejsze pozostaje to, co interesuje każdego przedsiębiorcę najbardziej, czyli odzyskanie pieniędzy. I właśnie temu od początku służą działania prowadzone przez Solventoir.

Źródła:

[1] Infowire. 2026. „Polskie firmy na krawędzi płynności. Granica wytrzymałości to 0,1%.” Dostęp 1 czerwca 2026. https://infowire.pl/generic/release/870029/polskie-firmy-na-krawedzi-plynnosci-granica-wytrzymalosci-to-0-1
[2] Opracowanie własne Solventoir sp. z o.o. Faktury od 5 tys. do 100 tys. zł w latach 2020-2024 nie starsze niż 6 miesięcy po terminie płatności. Ściągalność za pomocą standardowych narzędzi windykacyjnych (tj. bez zabezpieczeń czy skarg pauliańskich). Więcej: https://solventoir.pl/ktora-metoda-windykacji-jest-najlepsza/
[3] Tamże.
[4] Tamże. Więcej: https://solventoir.pl/ile-trwa-egzekucja-komornicza-czy-jest-skuteczna-i-jakie-koszty/
[5] Prawo.pl. 2025. „Egzekucja komornicza jest nieskuteczna?” Dostęp 27 lutego 2026. https://www.prawo.pl/biznes/egzekucja-komornicza-jest-nieskuteczna,534681.html

okoł