Windykacja na koszt dłużnika – czy naprawdę da się odzyskać pieniądze bez kosztów?

Jeśli zastanawiasz się nad oddaniem niezapłaconej faktury do windykacji, to zwykle pojawia się pytanie o to, ile to będzie kosztować? Odpowiedź jest bardzo prosta, bo może się okazać w ostatecznym rozrachunku, że… nic. Ustawodawca przewidział rozwiązanie dla problemów, z jakimi zmagają się polscy przedsiębiorcy. Dlatego istnieje coś takiego, jak windykacja na koszt dłużnika. Co to jest, jak działa i jak ją wykorzystać? Przeczytaj artykuł, żeby dowiedzieć się więcej!

Dlaczego windykacja na koszt dłużnika jest tak bardzo popularna?

Popularność tego rozwiązania wynika w prosty sposób z problemów, jakie mają współcześni przedsiębiorcy. Z danych BIK wynika, że aż 84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach, a część czeka na pieniądze nawet ponad 60 dni[1]. Brak płatności w obrocie gospodarczym stanowi obecnie raczej standardową, a nie wyjątkową sytuację.

Chcąc odzyskać pieniądze od kontrahenta, właściciel firmy często zleca to zadanie wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej. Nikt nie będzie pracował za darmo, także firmy czy kancelarie windykujące dłużników pobierają prowizję za odzyskanie należności. Jednak istnieje możliwość zwrotu poniesionych nakładów.

„Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że koszty windykacji nie muszą ich obciążać. W wielu sprawach koszty windykacji – także te związane z zewnętrzną firmą czy kancelarią – można przenieść na dłużnika. To nie jest teoria, tylko coś, co przy dobrze poprowadzonej sprawie faktycznie działa.” – o specyfice odzyskiwania długów od firm dla firm opowiada Prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o., Piotr Brzostowiecki.

Co dokładnie oznacza windykacja na koszt dłużnika?

Jak to możliwe, że zlecasz odzyskanie długu i nic nie płacisz? Przecież nie ma nic za darmo… Windykacja należności na koszt dłużnika opiera się na konkretnych przepisach. Podstawę stanowi ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2013 poz. 403 z późn. zm.).

Dla wiadomości właściciela firmy najważniejsze to wiedzieć, że polskie prawo przewiduje dwie formy odzyskania kosztów windykacji:

1. Pierwsza – automatyczna, stanowi ustawową rekompensatę w wysokości 40, 70 albo 100 euro.
2. Druga – zależna od tego, ile faktycznie wydałeś. Daje możliwość dochodzenia poniesionych kosztów za odzyskanie należności (np. windykacji czy kancelarii).

„Przedsiębiorcy zwykle myślą, że mogą doliczyć sobie do poniesionych kosztów tylko te 40 czy 70 euro. A to jest tylko podstawowy zwrot wydatków poniesionych na odzyskiwanie należności. W wielu przypadkach można odzyskać faktyczne koszty działań windykacyjnych.” – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, Prezes Solventoir sp. z o.o.

Jakie koszty przedsiębiorca może przerzucić na firmę dłużnika (zgodnie z ustawą)?

Windykację na koszt dłużnika ustawa reguluje bardzo jasno, tylko trzeba wiedzieć, co z tego wynika. Wygląda to następująco:

1. Rekompensata ustawowa to 40, 70 lub 100 euro

Poniższe kwoty należą się niejako automatycznie po upływie terminie płatności. Nie ma tutaj potrzeby wzywania dłużnika do zapłaty ani udowadniania poniesienia takich, a nie innych wydatków. Można to określić jako minimalny pułap odzysku:

• 40 euro – kiedy należność jest mniejsza bądź równa 5000 zł,
• 70 euro – od 5000,01 zł do 50 000 zł,
• 100 euro – powyżej 50 000 zł.

2. Zwrot rzeczywistych kosztów windykacji i kancelarii

Jednak najbardziej interesująca właścicieli podmiotów gospodarczych kwestia związana jest z możliwością odzyskania faktycznie poniesionych wydatków.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r., jeśli poniosłeś uzasadnione koszty odzyskiwania należności, to możesz żądać ich zwrotu, nawet kiedy przekraczają 40/70/100 euro.

Inaczej mówiąc, możesz odzyskać:

• koszty firmy windykacyjnej,
• koszty kancelarii prawnej,
• inne wydatki związane z dochodzeniem należności.

Takie rozwiązanie przewidziane przepisami zmienia perspektywę, bo nagle okazuje się, że windykacja należności na koszt dłużnika to nie slogan reklamowy, tylko realny mechanizm, który działa. Oznacza to także, że jeśli firma windykacyjna pobiera prowizję dajmy na to 10% od kwoty na fakturze, to po odzyskaniu pieniędzy możesz otrzymać także zwrot tej kwoty od firmy dłużnika.

3. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Brak płatności za wykonane zlecenie oznacza deficyty w firmie. Pieniądze zostały zaplanowane na papierze w budżecie firmy, ale faktycznie ich nie ma. Nie można pokryć comiesięcznych wydatków czy dokonać inwestycji. Między innymi dlatego firmie takiej jak Twoja, czyli czekające na płatność, przysługują odsetki od niezapłaconej kwoty.

Odsetki:

• należą się automatycznie,
• liczone są od dnia następującego po terminie płatności,
• nie wymagają dodatkowego wezwania.

4. Koszty sądowe

Kiedy sprawa trafia do sądu, pojawiają się kolejne wydatki, które również mogą zostać przeniesione na dłużnika.

Chodzi przede wszystkim o:

• opłatę od pozwu (1,25% w EPU, a sąd tradycyjny dla kwot pow. 50 tys. zł to 5% wartości roszczenia),
• koszty zastępstwa procesowego (czyli wynagrodzenie kancelarii według stawek).

W przypadku wygranej to firma dłużnika ponosi te koszty. Czyli odzyskujesz nie tylko należność i odsetki, ale też wydatki związane z procesem.

Więcej na temat kosztów sądowych w artykule: Jak działa windykacja sądowa i kiedy się opłaca?

5. Koszty komornicze

W przypadku, kiedy dojdzie do takiej sytuacji, że mimo wydania wyroku przez sąd, dłużnik nadal nie płaci, to sprawa trafia do komornika.

Faktycznie wygląda to tak, że wierzyciel często musi przed rozpoczęciem egzekucji komorniczej pokryć zaliczki na rzecz komornika. Jednak one także zostaną dopisane do długu i ostatecznie – przy skutecznej egzekucji – obciążą dłużnika.

Więcej o tym, ile wynoszą koszty komornika w artykule: Ile trwa egzekucja komornicza, czy jest skuteczna i jakie niesie ze sobą koszty?

Czy firma windykacyjna może odzyskać dług za darmo, a zapłaci dopiero dłużnik?

Jak naprawdę wygląda windykacja na koszt dłużnika w modelu “success fee” (opłata za sukces)? Czy da się zrobić tak, że przedsiębiorca oddaje sprawę do windykacji i nic nie płaci? Tak, ważne jednak jest, żeby właściwie zrozumieć proces odzyskiwania należności, którego poszczególne kroki zależą w dużej mierze od obowiązujących przepisów.

Kiedy firmy lub kancelarie windykacyjne reklamują windykację należności na koszt dłużnika w modelu “success fee” to najczęściej mają na myśli windykację polubowną (pierwszy etap windykacji, który następuje przed sądem i egzekucją komorniczą).

Jeśli firma windykacyjna odzyska pieniądze, to z otrzymanych od dłużnika środków pobiera wynagrodzenie (prowizję). Natomiast, jeśli nie uda jej się nic uzyskać, wtedy nic nie płacisz.

W przypadku sukcesu, całość albo część tych kosztów można później przenieść na firmę dłużnika. Cały proces wygląda następująco:

1. Zlecenie windykacji
2. Firma windykacyjna odzyskuje pieniądze.
3. Poniesione koszty (np. prowizja) są dochodzone od dłużnika.

Dlatego w większości przypadków windykacja na koszt dłużnika faktycznie jest możliwa. We właściwie poprowadzonych sprawach B2B bardzo często udaje się odzyskać nie tylko należność, ale całą część kosztów windykacji.

Kiedy windykacja na koszt dłużnika faktycznie działa?

Wtedy, kiedy uda się odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury. Istnieje kilka czynników, które znacznie zwiększają prawdopodobieństwo takiego rezultatu:

1. Termin płatności minął niedawno

Na pewno możemy tu mówić o fakturach do 2-3 tygodnie po terminie, chociaż najczęściej takich świeżych nikt nie windykuje. Jeśli jednak przeterminowanie przekroczy 2 bądź 3 miesiące, to robi się to stanowczo “za długo”. Im dłużej zwlekasz z płatnością za fakturę, tym trudniej odzyskać dług. I nie jest to tylko intuicja.

Dane z rynków na całym świecie pokazują jasno, że im dłużej niezapłacona faktura pozostaje bez reakcji, tym trudniej odzyskać pieniądze. I tak:

• Do 30 dni po terminie – skuteczność odzyskiwania należności wynosi 90%.
• 60 dni – skuteczność spada do ok. 70%.
• 90 dni – wynosi poniżej 50%.
• Powyżej 120 dni może spaść poniżej 30%[2].

Z operacyjnego punktu widzenia część faktur niejako wypada z obiegu i nigdy do niego nie wraca. Niezapłacone faktury powodują brak płynności finansowej. 1 na 4 bankructw wynika z opóźnień w płatnościach[3].

Dodatkowo raporty europejskie pokazują, że średni czas płatności w rozliczeniach pomiędzy firmach wynosi nieco ponad 60 dni. Jeśli więc faktura jest nieopłacona po tym czasie, ryzyko problemów może wzrosnąć bardzo wyraźnie[4].

2. Firma dłużnika ciągle działa

Jeśli firma dłużnika została zamknięta albo przechodzi restrukturyzację to niewiele zrobisz. Nie odbierzesz długu od nieistniejącego przedsiębiorstwa. W przypadku restrukturyzacji pozostało zgłosić się do nadzorcy układu i ustawić się w kolejce czekających na płatności wierzycieli.   

Natomiast jeśli firma prowadzi działalność, odbiera telefony i realizuje zlecenia, to jest z czego odzyskiwać. Zarówno należność główną, jak i koszty windykacji. ,

3. Zebranie dokumentacji

Jeśli posiadasz dowody potwierdzające należność, czyli:

• fakturę,
• umowę lub ustalenia,
• potwierdzenie wykonania usługi / dostawy,
• protokół odbioru,
• itp.,

to zwiększasz tym samym szanse na odzyskanie długu. Chociaż wydaje się oczywiste, że taka dokumentacja jest potrzebna, to w praktyce często tego brakuje.

4. Wierzytelność firmowa (B2B)

Tylko w rozliczeniach pomiędzy podmiotami gospodarczymi działa mechanizm:

• 40 / 70 / 100 euro
• zwrot realnych kosztów windykacji.

Czyli dokładnie to, co pozwala zrealizować windykację należności na koszt dłużnika.

Czy windykacja na koszt dłużnika naprawdę działa?

Windykacja na koszt dłużnika stanowi często zwrot używany w reklamach mających za z zadanie przyciągnięcie do firmy windykacyjnej klientów. Jednak takie rozwiązanie to nie tylko chwyt marketingowy, ponieważ stanowi praktyczne narzędzie do wyjścia firmy obronną ręką z konieczności inwestowania w windykację.

Na szczęście obowiązujące prawo pozwala odzyskać nie tylko samą należność, ale też odsetki, rekompensatę i uzasadnione koszty dochodzenia długu, w tym wydatki na firmę windykacyjną czy kancelarię prawną.

Trzeba jednak jasno powiedzieć, że największe znaczenie dla skutecznej windykacji mają czas reakcji, kompletność dokumentów i sytuacja samego dłużnika. Im szybciej działasz i im lepiej przygotowana jest sprawa, tym większa szansa, że odzyskasz pieniądze bez dokładania do tego własnych środków. Dlatego, jeśli faktura nie została opłacona, to nie warto czekać. Bo wraz z czasem maleje nie tylko szansa na odzyskanie długu, ale też na to, żeby koszty całego procesu poniósł dłużnik, a nie Ty.

Na koniec warto spojrzeć szerzej na to zagadnienie. Skoro ponad 60% firm ma problem z opóźnionymi płatnościami, to nie jest kwestia czy się zdarzy, tylko kiedy. A jeśli problem jest powszechny, to sens ma podejście, które nie obciąża dodatkowo wierzyciela kosztami.

Masz fakturę po terminie i zastanawiasz się, czy w Twojej sytuacji możliwa jest windykacja na koszt dłużnika? Prześlij ją nam do bezpłatnej analizy: Wypełnij wniosek.

Źródła:

[1] BIK. 2024. „84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach – czas odwrócić ten trend.” Dostęp 6 marca 2026. https://media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend

[2] BARR Credit Services. 2026. „The 3× Rule of Collections: Why Waiting Three Cycles Can Cost You 30% of Recoveries.” Dostęp 6 marca 2026. https://barrcredit.com/the-3x-rule-of-collections-why-waiting-three-cycles-can-cost-you-30-of-recoveries/ (BARR Credit Services, Inc.)

[3] Clockify. 2025. „Late Invoice Statistics You Should Know (2025 Edition).” Dostęp 6 marca 2026. https://clockify.me/late-invoice-statistics](https://clockify.me/late-invoice-statistics (Clockify)

[4] European Commission. 2025. „EU Payment Observatory – Annual Report 2025. Summary.” Dostęp 6 marca 2026. https://single-market-economy.ec.europa.eu/document/download/8aabc383-52ce-49a9-a197-b4c49dc79a64_en?filename=Summary+2025.pdf (Rynek Wewnętrzny i Przemysł)