Skoro trafiłeś na naszą stronę, to prawdopodobnie masz problem z niepłacącym za fakturę klientem. Nie jesteś jedynym takim przedsiębiorcą – połowa polskich firm ma podobne doświadczenia. Windykacja polubowna to jeden z najszybszych etapów odzyskiwania należności. Sprawdź ile kosztuje windykacja miękka i dlaczego warto właśnie na nią postawić w pierwszej kolejności podczas odzyskiwania długu.
Na czym polega windykacja polubowna?
Wbrew obiegowym opiniom windykacja polubowna nie polega na straszeniu, czy zastraszaniu dłużnika. Wysyłka groźnych pism, nękanie telefonami o świcie, SMS-y o każdej porze dnia i nocy? Nie tędy droga.
Windykacja polubowna (określana niekiedy jako windykacja miękka w odróżnieniu od twardej sądowej) to próba ugodowego rozstrzygnięcia sporu pomiędzy firmą, która zalega z płatnością, a przedsiębiorcą, który wystawił fakturę i nie otrzymał za nią zapłaty.
Polubowne dochodzenie roszczeń stanowi pierwszy krok w procesie odzyskiwania długu. Zanim dojdzie do sprawy w sądzie czy egzekucji komorniczej, to właśnie podczas tego etapu firma windykacyjna próbuje odzyskać należne pieniądze. Często właśnie podczas windykacji miękkiej kończy się cały proces odzyskiwania należności. Jeśli dłużnik chce rozmawiać i współpracować, to jest to najlepsze rozwiązanie dla wszystkich zaangażowanych stron.
„Tak naprawdę windykacja miękka ma na celu pomóc dłużnikowi uniknąć gorszych konsekwencji i pozbycia się wiszącego nad nim długu.” – wyjaśnia Prezes Zarządu firmy Solventoir Sp. z o.o. Piotr Brzostowiecki – „Windykacja polubowna polega na pokazaniu dłużnikowi, co się będzie działo na dalszych etapach odzyskiwania długu. Chodzi o uświadomienie i zobrazowanie konsekwencji związanych z pójściem do sądu i egzekucją komorniczą. A one są znacznie bardziej poważne od ugodowego rozwiązania sporu.”.
Dlaczego windykacja miękka działa?
Jako firma windykacyjna z 20-letnim doświadczeniem doskonale rozumiemy, że po drugiej stronie sporu też znajduje się człowiek. Oczywiście zdarzają się dłużnicy „recydywiści”, jednak większość firmowych długów nie powstaje z premedytacją.
Podczas prowadzenia własnego biznesu pojawiają się problemy z pieniędzmi i płatności zostają przesunięte z myślą, że „jakoś to będzie”. Jednak w przypadku pojawienia się konkretnego sygnału, że ktoś (np. windykator) w sposób oficjalny monitoruje sytuację i dąży od odzyskania należności, priorytety w przedsiębiorstwie się zmieniają.
Takie rozwiązanie nie jest czymś wyjątkowym. Dane GUS pokazują, że firmy windykacyjne w 2024 roku zajmowały się 10,2 mln wierzytelnościami, których łączna suma wyniosła 48,4 miliarda złotych[1] (!). Każda z tych milionów spraw zaczynała się od windykacji polubownej.
I to jest dobra wiadomość dla właścicieli mikro i małych firm. Windykacja polubowna stanowi najszybszą i najtańszą, a do tego niezwykle skuteczną metodę odzyskania swoich pieniędzy.
Kiedy kończy się cierpliwość, a zaczyna windykacja?
Teoria teorią, ale dla Ciebie jako osoby prowadzącej firmę najważniejsze jest rozwiązanie palącego problemu niezapłaconych faktur i odzyskanie swoich należności. Jak to wygląda w praktyce i co powinieneś zrobić, żeby odzyskać swoje pieniądze?
Zwykle wygląda to tak, że swoją pracę wykonałeś, fakturę wystawiłeś, termin płatności już dawno minął, a na koncie wciąż brak wpłaty od klienta. Wysyłasz maile z przypomnieniem, ale nie dostajesz żadnej odpowiedzi. Sekretarka przez telefon mówi, że szef oddzwoni, ale on nigdy tego robi. I wtedy pojawia się pytanie: „Czy mam jeszcze czekać, czy może już zacząć działać?”.
Nie Ty jeden łamiesz sobie nad tym głowę. Okazuje się, że zadłużenie kontrahentów polskich firm wynosi aż 44,4 miliarda złotych (dane BIG InfoMonitor za Bankier.pl[2]). To oznacza zobowiązania przeterminowane o więcej niż 30 dni na kwoty większe niż 500 zł.
Każda zaległość oznacza nieopłaconą fakturę, wstrzymane inwestycje, nerwy przedsiębiorcy, a bywa i tak, że wpływa na być albo nie być firmy.
A odpowiedz na zadane pytanie jest jedna: Im szybciej podejmiesz kroki, żeby odzyskać swoje pieniądze, tym większa szansa, że faktycznie je dostaniesz.
Dlaczego nie wolno czekać z windykacją długu?
„A może w końcu sam zapłaci?” – takie pytanie zadaje sobie wielu właścicieli firm, na których kontach nadal nie ma przelewu. Jednak kiedy mamy do czynienia z opóźnianiem płatności za faktury, czas działa w głównej mierze na korzyść dłużnika.
Dlaczego?
Przede wszystkim ważność faktur jest ograniczona. W zależności od branży i widniejącej na dokumencie pozycji (usługa – produkt) termin ważności faktury wynosi od 1 roku do 3 lat.
Poza tym statystyki nie pozostawiają złudzeń. Badania pokazują, że odzyskiwanie długu zaraz po terminie zapłaty wynosi nawet 98%. Jednak z każdym miesiącem ten odsetek spada. Po trzech miesiącach skuteczność zmniejsza się do 74%, po 6 miesiącach do 58%, a po roku już tylko do 27%[3].
Zaleganie z płatnościami pomiędzy firmami urasta wręcz do standardu podczas działalności biznesowej. Raport Związku Przedsiębiorstw Finansowych i Instytutu Badań nad Gospodarką Rynkową jasno mówi o tym, że w wyniku zatorów z płatnościami dochodzi do bankructw połowy polskich firm[4].
Brak szybkiej reakcji na dług może okazać się początkiem końca Twojej firmy. Z podanych danych jasno wynika, że świeży dług jest łatwiejszy do odzyskania. Dłużnik zwykle wciąż jeszcze funkcjonuje na rynku, posiada klientów i środki, dzięki którym istnieje możliwość rozliczenia zaległości. Każdy kolejny miesiąc zmienia tę sytuację, bo może się okazać, że zmienił siedzibę, zamknął swoją działalność, a nawet jego konto zostało zajęte przez komornika.
Dlatego najlepsze co możesz zrobić to… zacząć działać od razu. Jeśli do tej pory tego nie zrobiłeś, to zrób to właśnie teraz.
Jak wygląda proces windykacji polubownej krok po kroku?
Wielu przedsiębiorców pyta się nas wprost: „Co się wydarzy, jak zlecę waszej firmie windykację mojego długu?”, a zaraz potem dodają: „Co Wy zrobicie, czego ja nie potrafię?”.
Sam proces odzyskania długu na drodze polubownej stanowi dosyć jasno określoną procedurę i niżej pokazujemy jak wygląda krok po kroku. Jednak o jego skuteczności decydują szczegóły.
Nasi eksperci windykacji miękkiej potrafią rozmawiać z dłużnikami i robili to tysiące razy. Słyszeli te same wymówki równie często i wiedzą, jak nie dać się zwieść – także w tych trudniejszych przypadkach. Jednak przede wszystkim dążą do porozumienia i ugodowego wyjścia z trudnej sytuacji, w jakiej było nie było, znalazł się również dłużnik.
A sam proces windykacji polubownej wygląda następująco:
1. Analiza dokumentów i potwierdzenie długu
Pierwsze kroki to sprawdzenie, czy określona kwota naszemu Klientowi się należy i czy jest we właściwy sposób udokumentowana. Na tym etapie windykacji najważniejsza jest faktura. To ważny element procesu, bo dalsze działania opieramy na solidnych podstawach, a nie tym, co się może wydawać jednej czy drugiej stronie sporu.
2. Pierwszy kontakt z dłużnikiem
Podczas ugodowej próby odzyskania długu, windykatorzy stosują wszystkie dostępne kanały komunikacji. Badania IBnGR[5] pokazuje, że należą do nich następujące:
- kontakt pisemny – w 52,8% przypadków, z czego 52% to SMS-y, 27% listy tradycyjne, a 21% e-maile,
- kontakt telefoniczny – w 44,6% przypadków.
- Kontakt osobisty – 2,6%.
Z doświadczenia windykatorów firmy Solventoir wynika, że sposób kontaktu z dłużnikiem zależy od stopnia zaawansowania ugodowej próby odzyskania pieniędzy. I tak, w większości przypadków (80-90%) pierwszy kontakt odbywa się drogą telefoniczną. Chodzi o to, żeby porozmawiać, dowiedzieć się jakim człowiekiem jest dłużnik oraz rozpoznać w jakiej znajduje się sytuacji, no i oczywiście zaproponować mu polubowny sposób spłacenia zadłużenia.
W praktyce wszystkie te formy kontaktu stosujemy w rozmowach z firmami zalegającymi z płatnościami. No może poza spotkaniem twarzą w twarz – to zdarza się naprawdę rzadko.
3. Oficjalne wezwanie do zapłaty
Wezwanie do zapłaty stanowi pismo, które formalnie określa sytuację związaną z zadłużeniem. Zawiera kwotę długu, podstawę roszczenia, termin zapłaty oraz informację o tym, jakie druga strona poniesie konsekwencje w przypadku braku reakcji.
Sposób dostarczenia to list polecony lub przesyłka kurierska, chociaż jednocześnie wezwanie wysyłane jest również drogą e-mailową, czy za pomocą powiadomienia SMS.
4. Negocjacje warunków spłaty
Zwykle firma zalegająca z płatnościami nie jest w stanie zapłacić całego zadłużenia jednym przelewem. I tu się otwiera pole do negocjacji, podczas których może pojawić się możliwość zapłaty w ratach, częściowego umorzenia odsetek, czy przesuwania terminów w przypadku gwarancji jednorazowej spłaty.
Stąd określenie – windykacja polubowna – bo właśnie w tym momencie obie strony próbują się porozumieć bez angażowania sądów i dodatkowych kosztów. Oczywiście w efekcie negocjacji powinien powstać realny plan spłaty zadłużenia, a nie obietnice nie mające szans realizacji.
5. Podpisanie ugody i monitorowanie spłat
Dokonane ustalenia zostają spisane wraz z harmonogramem prac i podpisane przez obie strony. Do zadań windykatora należy teraz tylko (i aż) pilnowanie terminów przelewów oraz przypominania i ewentualnego reagowania na opóźnienia.
Jak długo trwa windykacja polubowna?
Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) Starostwa Powiatowego w Drawsku Pomorskim[6] podaje, że windykacja polubowna trwa od kilku dni do kilku tygodni.
Z naszych doświadczeń wynika, że realnie szansa na odzyskanie pieniędzy od dłużnika w ten sposób może zająć od 1 do 1,5 miesiąca. Co by się zgadzało z informacjami podanymi przez w.w starostwo.
Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których dosłownie w ciągu kilku dni udaje się porozumieć z dłużnikiem i pieniądze zostają przelane na konto. Z drugiej strony dochodzi również do takich ugód, podczas których umawiamy się na spłatę rat przez 5 miesięcy. Wówczas formalnie windykacja miękka trwa właśnie owe 5 miesięcy.
Zwykle ugodowa metoda windykacji odzyskania należności zabiera znacznie mniej czasu, niż sprawa w sądzie. A to oznacza szybsze uregulowanie długu oraz mniej stresu dla wszystkich zaangażowanych stron.
Ile kosztuje windykacja polubowna i czy się opłaca?
Nasi klienci często pytają nas: „Czy windykacja nie będzie kosztować więcej niż sam dług?”. To zasadne pytanie. Przecież chcesz odzyskać swoje pieniądze, generując jak najmniej kosztów.
W związku z tym mamy dla Ciebie 3 dobre wiadomości:
- Windykacja miękka (polubowna) jest tańsza od windykacji twardej (sądowej).
- Koszt odzyskania długu stanowi procent należnej kwoty, który najczęściej wynosi 10-20%. Trzeba pamiętać, że zwykle im większa kwota wierzytelności, tym prowizja będzie mniejsza. Z zupełnie inną prowizją będziemy mieli do czynienia przy kwocie 5 tys. zł (większa), a odmienną przy 100 tys. zł (mniejsza).
- Co więcej, takie firmy, jak nasza rozliczają się za sukces (efekt). To oznacza, że prowizja jest pobierana dopiero po odzyskaniu pieniędzy od dłużnika. Dopóki tego zwrotu nie będzie, nie angażujesz żadnych swoich środków.
W takim modelu rozliczeń to firma windykacyjna – a nie Ty – ponosi ryzyko i bierze na siebie wymagane do odzyskania należności koszty. Jeśli płacisz, to tylko i wyłącznie za efekt w postaci przelanych na Twoje konto pieniędzy.
Windykacja z punktu widzenia dłużnika
Firma windykacyjna Solventoir przeprowadziła grubo ponad 8000 spraw. Każda z nich zaczynała się od próby ugodowego odzyskania niezapłaconych kwot. Jedną z najważniejszych kwestii, która pomaga osiągać efekt w postaci zwrotu należności jest zrozumienie drugiej strony.
Dłużnicy to też ludzie. Często współpracują z firmami, którym zalegają płatności od wielu miesięcy czy nawet lat. W wielu przypadkach okazuje się, że to sąsiedzi albo znajomi z tej samej miejscowości.
Praktyka pokazuje, że takie osoby naprawdę wstydzą się, że nie mogą opłacić wystawionej faktury. Co więcej, dłużnicy nawet cieszą się, że mogą porozmawiać z windykatorem, który przeprowadza proces miękkiej windykacji. Bo przecież łatwiej jest rozmawiać o problemach finansowych z kimś obcym, niż znajomymi osobami z okolicy czy sąsiedztwa.
Oczywiście inaczej się rozmawia z ludźmi, które chcą rozwiązać problem, a inaczej z tymi, którzy nawet o tym nie myślą, a bywa, że nieopłacanie faktur przyjęli za swoją strategię biznesową. Takie dyskusje potrafią być gorące.
Hotelarz nie płacił rolnikowi 100 tys. zł za warzywa i owoce
Jako przykład niech posłuży sprawa, którą prowadziliśmy w 2025 roku. Zgłosił się do nas właściciel gospodarstwa rolnego, który dostarczał lokalnemu zajazdowi warzywa i owoce do hotelowej restauracji. Właściciel pensjonatu uważał za normalną sytuację, że zalega z płatnościami wiele miesięcy. Kiedy dług przekroczył 100 tys. zł rolnik postanowił coś z tym zrobić.
Po wielu gorących i niełatwych rozmowach, wezwaniach oraz korespondencji mailowej z windykatorem naszej kancelarii właściciel hotelu zdecydował się opłacić zaległości. Należna kwota została zapłacona w 3 transzach, z których pierwsza wyniosła 50 tys. złotych.
Co więcej, po szczęśliwym zakończeniu sprawy dłużnik uznał, że jesteśmy na tyle skuteczni w odzyskiwaniu długów, że zlecił nam windykację swoich niezapłaconych faktur.
Zapłacił 21 tys. zł więcej, bo nie chciał rozliczyć się polubownie
Sprawa z 2023 roku. Przedsiębiorstwo, które kupowało od cukierni wyroby cukiernicze zalegało z płatnościami na kwotę 113 tys. zł. Podczas windykacji polubownej udało się od tej firmy uzyskać 70 tys. zł w dwóch transzach.
Jednak po drugiej wpłacie, dłużnik przestał spłacać należność. Sprawa została oddana do sądu. Należne odsetki i koszty sądowe pochłonęły dodatkowo 21 tys. zł. Dłużnik musiał ostatecznie zapłacić 134 tys. zł, zamiast 113 tys. zł.
Właśnie dlatego mówimy o tym, że windykacja polubowna jest najtańszą – także dla dłużnika – formą windykacji.
W tym roku (2025) trafiła do nas sprawa z tym samym dłużnikiem na kwotę 40 tys. zł. Jednak tym razem poszedł on po rozum do głowy. Wyciągnął wnioski z poprzedniego postępowania i podpisaliśmy z nim ugodę. Właściciel firmy sam zaproponował – na co się zgodziliśmy – że zwróci należność w 5 transzach płatnych co miesiąc po 8 tys. zł każda.
Podsumujmy, dlaczego windykacja miękka się opłaca i jakie daje korzyści?
- Niskie koszty – nie wymaga dodatkowych opłat sądowych czy komorniczych.
- Szybki przypływ gotówki – odzyskiwanie należności na drodze ugody należy do najszybszych form windykacji.
- Oszczędność czasu, energii i zaangażowania – po zleceniu sprawy firmie windykacyjnej, nie musisz się już kontaktować z dłużnikiem i angażować w odzyskanie długu. To my pilnujemy papierów.
- Ratujesz relacje – miękkie odzyskiwanie długów to sposób na to, żeby powiedzieć dłużnikowi „Hej, pojawił się problem, rozumiem, ale dogadajmy się”. Poza tym mówi to nasz windykator. Jeśli dłużnikiem jest znana Tobie od lat firma, to będzie miała obiekcje do nas, a nie do Ciebie.
- Profesjonalna komunikacja – od momentu, w którym zlecisz windykację takiej firmie jak nasza, wszelka korespondencja, pisma czy wezwania prowadzone są profesjonalnym językiem, który pokazuje drugiej stronie wagę sytuacji.
- Skuteczność – świeże długi (do 3 miesięcy) dają największą szansę na spłacenie. Windykacja polubowna jest wdrażana na samym początku procesu odzyskiwania należności.
- Elastyczność rozwiązań – istnieje możliwość rozłożenia długu na raty, ustalenia terminów czy nawet rezygnacji z części odsetek w zamian za szybką spłatę.
- Wizerunek stanowczego przedsiębiorcy – pokazujesz, że nie chowasz głowy w piasek i nie odkładasz tematu na potem, tylko twardo dążysz do odzyskania swoich pieniędzy.
- Przygotowanie do dalszej windykacji – jeśli windykacja miękka nie powiedzie się, to zebrane na tym etapie dokumenty i dowody posłużą do wszczęcia postępowania sądowego.
Windykacja miękka to szansa na szybkie i tanie odzyskanie długu
Jeśli prowadzisz firmę, to wiesz, że praktycznie niemożliwe jest wyplenienie opóźnień w płatnościach. Masz jednak wybór co do tego, jak i kiedy reagować na niezapłacone faktury. Windykacja polubowna to możliwość szybkiego i stosunkowo taniego odzyskania pieniędzy.
Od teraz nie wahaj się z oddaniem swoich faktur do windykacji. Im dług świeższy, tym większa szansa na odzyskanie całej niezapłaconej kwoty.
Źródła:
[1] GUS (2025). „Działalność przedsiębiorstw windykacyjnych w 2024 roku”. Główny Urząd Statystyczny. Dostępne w internecie: https://stat.gov.pl/files/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5503/19/8/1/dzialalnosc_przedsiebiorstw_windykacyjnych_w_2024_roku.pdf
[2] BIG InfoMonitor & BIK (2024). „Firmy zadłużają się na miliardy złotych. Powodem są niezapłacone faktury”. Bankier.pl. Dostępne w internecie: https://www.bankier.pl/wiadomosc/Firmy-zadluzaja-sie-na-miliardy-zlotych-Powodem-sa-niezaplacone-faktury-8814733.html
[3] CollectionAgency-Spain.com (2025). „Debt Collection Success Rates Demystified”. Dostępne w internecie: https://www.collectionagency-spain.com/blog/debt-collection-success-rates
[4] Związek Przedsiębiorstw Finansowych & Instytut Badań nad Gospodarką Rynkową. (2020). Znaczenie rynku zarządzania wierzytelnościami dla zrównoważonego wzrostu gospodarczego. Gdańsk: ZPF. Dostępne w internecie: https://zpf.pl/pliki/raporty/znaczenie_rynku_zarzadzania_wierzytelnosciami_raport_pelny.pdf
[5] Związek Przedsiębiorstw Finansowych & Instytut Badań nad Gospodarką Rynkową. (2020).
[6] Starostwo Powiatowe w Drawsku Pomorskim. (2025). Współpraca z firmą windykacyjną – analiza zasadności, korzyści i zagrożeń. Biuletyn Informacji Publicznej. Dostępne w internecie: https://bip.powiatdrawski.pl/artykul/9-2025-wspolpraca-z-firma-windykacyjna-analiza-zasadnosci-korzysci-i-zagrozen-kiedy-warto-a-kie
