Przedawnienie długu między firmami, czyli kiedy faktura traci realną wartość?

Przedawnienie długu rzadko jest czymś, co przedsiębiorca sprawdza od razu po tym, jak mija termin płatności. W przypadku braku płatności za wykonane zlecenie, na samym na początku każdy jest jeszcze spokojny. Jak minie trochę więcej czasu, np., 1-2 tygodnie, to przedsiębiorca zaczyna się niepokoić. Wysyła przypomnienie, potem kolejne i jeszcze jedno. Jednak podczas prowadzenia własnej firmy czas płynie szybko i w natłoku obowiązków temat zaległej faktury zostawia się na potem.

I nie wiadomo, kiedy i jak, może się okazać, że nie ma już co odzyskiwać. Dlaczego? Ano dlatego, że faktury i należności z nich wynikające posiadają swój termin ważności, po którego upływie nawet w sądzie nie odzyskasz swoich pieniędzy. Ale właśnie w ten sposób dochodzi do przedawnienia długów, bo ani nie staje się to w jednej chwili, ani nigdzie nie pojawia się czerwony komunikat. Po prostu terminy biegną w tle, aż będzie za późno.

“Większość firm nie odzyskuje swoich pieniędzy nie dlatego, że dłużnik jest sprytniejszy. Dzieje się tak, ponieważ zbyt długo zwlekają z decyzją o windykacji. Przedsiębiorca czeka, liczy na zapłatę i odkłada sprawę na później. Jednak czas w takich sprawach działa tyko i wyłącznie na korzyść dłużnika.” – wyjaśnia, jak dochodzi do przedawnienia należności pomiędzy firmami prezes Solventoir sp. z o.o., Piotr Brzostowiecki.

Ten artykuł jest po to, żebyś wiedział, kiedy dług się przedawnia, jak to policzyć i w jaki sposób firmy najczęściej tracą kontrolę nad terminami.

Co oznacza przedawnienie długu pomiędzy firmami?

Nasi klienci często są zdziwieni, że ich należność się przeterminowała. I zwykle pytają “Ale jak to w ogóle możliwe, że dług się przedawnił?”.

Właśnie tak to działa, zarówno w rozliczeniach pomiędzy przedsiębiorca, jak i w ogóle. Wystawiona faktura ważna jest określony czas, najczęściej są to 2 lata, ale można mówić o okresach od 1 roku do 3 lat (więcej o tym niżej). Takie zasady wynikają z zapisów polskiego prawa gospodarczego.

Trzeba po prostu zdawać sobie sprawę, że czas nie stoi w miejscu (wydaje się to oczywiste, ale…) i mija niepostrzeżenie.

Problem jest powszechny i dotyczy nie tylko Polski. Badania pokazują, że w całej Unii Europejskiej średni czas oczekiwania na zapłatę w transakcjach B2B przekroczył 60 dni, a ponad połowa firm (52%) w Europie doświadcza regularnych opóźnień płatniczych[i]. Inaczej mówiąc, odłożenie płatności na później stało się standardem postępowania. W takim otoczeniu bardzo łatwo stracić kontrolę nad terminami.

Formalnie rzecz ujmując, przedawnienie należności nie oznacza, że dług przestaje istnieć. Teoretycznie roszczenie nadal istnieje, a faktura nie znika. Jednak radykalnie zmieniają się Twoje możliwości odzyskania pieniędzy. Nawet jeśli pójdziesz do sądu, to dłużnik może powiedzieć (i zwykle tak robi): „Tak, otrzymałem taką fakturę, ale podnoszę zarzut przedawnienia”.

I to wystarcza, żeby skutecznie zablokować dochodzenie roszczenia na drodze sądowej. Dlatego kiedy dług jest przeterminowany, to tylko od dobrej woli dłużnika zależy, czy zapłaci. A skoro nie zrobił tego przez tyle miesięcy czy lat, to jaka jest szansa, że zrobi to teraz?

Dlatego, jak obrazowo opisuje to jeden z Doradców firmy Solventoir: „Z praktycznego dla przedsiębiorcy punktu widzenia, kiedy dochodzi do przedawnienia długu, to można ją już tylko powiesić na ścianie i rzucać w nią lotkami”.

Po ilu latach przedawnia się dług między firmami?

Kiedy właściciel firmy uświadamia sobie, że wystawiona przez niego faktura może stracić termin ważności, to zwykle pyta, kiedy upływa terminu dochodzenia roszczenia.

Odpowiedź wynika z obowiązujących regulacji prawnych i brzmi, że od 1 roku do 3 lat. Dla niektórych może to być zaskakujące, ale tak, w zależności od tego, czego dotyczy faktura, ten okres jest inny.

Chociaż w opracowaniach omawiających tę tematykę mówi się o 3-letnim okresie jako tym najczęstszym, to z naszej praktyki windykacji długów wynika coś innego. I tak, w 90% przypadków najczęstszym spotykanym terminem jest okres 2 lat.

Oto terminy przedawnienia faktury, w zależności od branży i usługi bądź produktu, którego dotyczy wystawiony dokument księgowy.

1 rok – krajowa usługa transportowa

Najkrócej na odzyskanie pieniędzy mają przedsiębiorcy w polskiej branży transportowej. Na podstawie art. 77 ust. Prawa przewozowego na usługę transportu krajowego ten okres wynosi tylko jeden rok.

15 miesięcy – transport międzynarodowy

W przypadku usługi za przewozy międzynarodowe ten czas jest nieco dłuższy, bo wynosi 15 miesięcy.

2 lata – sprzedaż towarów i usługi

Jeśli sprzedajesz towary w ramach swojej firmy, to masz 2 lata, zanim minie termin ważności faktury. Tak samo jest w przypadku, kiedy oferujesz wykonujesz zlecenie i oferujesz swoim klientom usługi. Można tu mówić o szerokim zakresie usług, np. projektowania graficznego, obsługi administracyjnej, doradztwa biznesowego, utrzymania strony internetowej, marketingu, usług serwisowych, rekrutacji, hostingu, copywritingu, audytów, obsługi IT, pośrednictwa handlowego, księgowości, konsultingu, HR, usług prawnych oraz szkoleń.

3 lata – usługi budowlane

W przypadku rozliczeń pomiędzy podmiotami gospodarczymi, obowiązuje 3-letni okres ważności wystawionej faktury.

Dlatego pytanie po jakim czasie przedawniają się długi warto zadać sobie nie wtedy, kiedy jeden z wymienionych wyżej terminów już się kończy, ale dużo wcześniej.

Od którego momentu, do kiedy i jak liczy się termin przedawnienia długu?

Odpowiedź na pytanie o to, od którego momentu liczyć termin przedawnienia długu jest bardzo istotna, bo po prostu daje nam wiedzę o tym, czy ciągle mogę jeszcze odzyskać swoje pieniądze, czy jest już “pozamiatane”.

Pierwsza wątpliwość dotyczy tego, jak liczyć termin przedawnienia faktury – od daty jej wystawienia, czy od terminu płatności? Odpowiedź brzmi: od pierwszego dnia po upływie terminu płatności. Inaczej mówiąc, wystawiłeś fakturę z datą płatności 14 dni, która mija właśnie dzisiaj. Od jutra zaczyna się liczyć termin przedawnienia faktury.

To właśnie już na samym początku problemów z nieopłaconą należnością, większość przedsiębiorców traci kontrolę nad czasem. Tym bardziej, że opóźnienia w płatnością stanowią zmorę polskiej gospodarki – faktury ponad 60% firm w naszym kraju nie są płacone na czas[ii]. Takie opóźnienia często prowadzą do odkładania działań ze strony wierzyciela, co z kolei zmniejsza szanse na skuteczne odzyskanie pieniędzy.

Zasada końca roku

Druga bardzo istotna kwestia, to zasada końca roku. Tę regułę należy dokładnie wyjaśnić, bo nie wynika ona logicznie z założeń, że jak dług jest ważny 2 albo 3 lata, to jest właśnie dokładnie taki okres. Dlaczego? Bo okres przedawnienia liczy się do końca roku kalendarzowego. To znaczy, że jeśli w dniu 16 stycznia 2026 roku mijają dokładnie 2 lata ważności faktury za sprzedaż towaru (dajmy na to produktów spożywczych), to termin ważności faktury nie mija 16 stycznia tego roku, tylko na koniec roku, tj. 31 grudnia 2026. Może się więc okazać, że termin ważności faktury za produkt czy usługę realnie wynosi prawie 3 lata, a nie 2.

Uwaga: zasada końca roku dotyczy faktur, które ulegają przedawnieniu w okresie 2 lat lub więcej.

A jak liczyć 3 letni termin przedawnienia? Analogicznie. Jeśli przykładowo faktura za usługi budowlane została wystawiona 15 maja 2023 roku z terminem płatności 30 dni, to przedawnienie długu wynikające z tego dokumentu mija 31 grudnia 2026 roku (a nie 14 czerwca 2026).

W rozliczeniach pomiędzy podmiotami gospodarczymi opóźnienia płatności stanowią powszechny problem. Okazuje się, że 84% polskich firm nie otrzymuje swoich pieniędzy na czas, a co trzeci podmiot gospodarczy czeka na zapłatę dłużej niż 60 dni[iii]. To realne ryzyko pogorszenia płynności finansowej, które kosztuje pieniądze.

Co przerywa bieg przedawnienia długu?

Wielu przedsiębiorców myśli, że jak wyśle wezwanie do zapłaty, czy prześle do dłużnika przypomnienie, to takie działania przerywają bieg przedawnienia. Niestety tak nie jest!  Istnieje tylko kilka konkretnych czynności, które kasują dotychczasowy bieg terminu.

1. Co realnie przerywa bieg przedawnienia faktury?

Przedawnienie długu przerywają tylko konkretne i jasno określone w przepisach działania.

Po pierwsze – wniesienie pozwu do sądu

To najbardziej pewna metoda. W tym przypadku data przerwania biegu przedawnienia faktury to termin skutecznego złożenia pozwu, a niekoniecznie moment, w którym sąd się nim zajmie. Kiedy sprawa sądowa kończy się wyrokiem, to powstaje nowy termin przedawnienia należności, który wynosi zwykle 6 lat.

Po drugie – wezwanie do ugody przed sądem

Także działanie, które polega na formalnym wezwaniu dłużnika do zawarcia ugody przed sądem również przerywa bieg przedawnienia należności. Jednak może tak się stać tylko wtedy, kiedy jest to faktyczna próba zawarcia ugody, a nie tylko i wyłącznie formalny zabieg mający zatrzymać zegar. Dlatego sądy coraz częściej sprawdzają, czy strony faktycznie zmierzają do porozumienia.

Po trzecie – uznanie długu przez dłużnika

Uznanie długu przez dłużnika stanowi kolejny skuteczny sposób. Może ono nastąpić nawet w prostej formie, na przykład poprzez mail, w którym kontrahent przyznaje, że zapłaci, jak tylko będzie miał środki. Warunek jest jeden, żeby z treści takiej wiadomości jasno wynikało, jakiej należności dotyczy dług i do tego z określeniem konkretnej faktury i/lub kwoty. W takim przypadku termin przedawnienia długu zaczyna biec od nowa.

Po czwarte – wszczęcie postępowania egzekucyjnego

Rozpoczęcie egzekucji komorniczej również przerywa bieg przedawnienia. Jednak musi być ona realizowana wyłącznie na podstawie tytułu wykonawczego (np. prawomocnego wyroku lub nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności). Trzeba jednak pamiętać, że egzekucja nie zamraża terminu na zawsze. Po jej zakończeniu lub umorzeniu bieg przedawnienia rusza ponownie, dlatego także na tym etapie czas nadal ma znaczenie.

Dzięki tym narzędziom masz realne możliwości reagowania na upływający czas. Ważne pozostaje to, czy wszystkie te działania muszą zostać podjęte, zanim termin przedawnienia minie. Po jego upływie pole manewru gwałtownie się kurczy, nawet jeśli dług jest bezsporny.

2. Co nie przerywa biegu przedawnienia roszczenia?

Nasze doświadczenie jest takie, że wielu przedsiębiorców wierzy, że przerwało bieg przedawnienia długu poprzez jedną z czynności, którą wykonali w ramach samodzielnej windykacji. Lista takich działań jest długa i właśnie dlatego właściciele firm tak wiele pieniędzy tracą, bo wierzą, że zrobili coś i są zabezpieczeni, podczas gdy jest zupełnie inaczej.

Nie przerywają biegu przedawnienia faktury:

• wezwania do zapłaty,
• przypomnienia i wezwania mailowe czy telefoniczne,
• wysyłanie pism i wezwań (jeśli nie kończą się pozwem),
• rozmowy i ustne obietnice zapłaty,
• zapewnienia typu „zapłacę w przyszłym miesiącu” bez potwierdzenia na piśmie.

Tego typu kroki stanowią składowe samodzielnej windykacji wykonywanej przez właścicieli firm. Na pewno są one sensowe i potrzebne, jednak prawnie nieskuteczne. Z formalnego punktu widzenia termin ważności faktury się nie zmienia, niezależnie od liczby wysłanych maili czy odbytych rozmów.

Wyżej wymienione czynności i przekonanie o ich formalnej skuteczności stanowią najczęstszy błąd firm. Coś wysyłają i kontaktują się z dłużnikiem, więc zakładają, że bieg przedawnienia należności został zatrzymany. Nie został!

Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas prób windykacji

Najwięcej pieniędzy z niezapłaconych faktur znika w wyniku odkładania decyzji o przekazaniu długu z faktury do windykacji.

1. Zbyt długa zwłoka

Pierwszy błąd to zbyt długie czekanie, aż kontrahent zapłaci. Ten schemat powiela się zawsze – telefon, mail i obietnica dłużnika. Potem kolejna. I tak miesiącami. W tym czasie bieg przedawnienia długu się nie zatrzymuje, niezależnie od tego, jak dobre relacje mamy z firmą dłużnika.

2. Brak reakcji na początku

Drugi problem to brak reakcji na pierwsze opóźnienia. Wielu przedsiębiorców zaczyna działać dopiero wtedy, gdy faktura jest przeterminowana od dawna. Tymczasem to właśnie początek opóźnień jest momentem, w którym masz najwięcej opcji.

3. Windykacja polubowna to nie egzekucja komornicza

Trzeci błąd to mylenie windykacji z egzekucją. Pisma, monity i rozmowy są ważne, ale same w sobie nie przerywają biegu przedawnienia. Bez pozwu, ugody albo uznania długu czas nie zatrzymuje się ani na chwilę.

4. Jeszcze mam czas

I wreszcie to, co łączy wszystkie powyższe to, przeświadczenie, że jeszcze jest czas. Zwykle jest go mniej niż się wydaje. A gdy termin minie, dług nie znika, znikają za to możliwości jego skutecznego odzyskania.

Co zrobić, jeśli termin przedawnienia należności się zbliża?

Przedawnienie długu w jakimś sensie jest “podchwytliwe”, ponieważ sprawa ciągnie się już miesiącami albo latami i nie ma sygnału ostrzegawczego, że to już ostatni dzwonek, żeby coś zrobić z taką należnością.

Najgorsze co możne zrobić, to nadal czekać albo działać na oślep. Jeśli do tej pory Twoje próby przypomnienia dłużnikowi nie przyniosły efektu, to dlaczego teraz miałoby się to zmienić?

To co może pomóc w takiej sytuacji to szybka i konkretna ocena takiej należności. Warto sprawdzić, ile zostało czasu, co można zrobić, żeby przerwać bieg przedawnienia, jaką drogę windykacji obrać – ugodę czy sąd? Im bliżej terminu ważności faktury, tym mniej opcji.

Dlatego zastanów się nad przekazaniem windykacji swojej faktury profesjonalnej firmie windykacyjnej, która robi to od 20 lat. Doskonale znamy wszystkie procedury, przepisy oraz wymówki dłużników. To może być dla Twojej firmy ostatnia deska ratunku. Dlatego tym bardziej zachęcamy do tego, żeby nie czekać z przekazaniem niezapłaconych faktur aż minie ich termin przedawnienia, tylko robić to od razu po tym, jak płatność za nie ulegnie przeterminowaniu.

Przypisy:

[i] Komisja Europejska. 2025. „EU Single Market and Economy – Summary 2025.” Dostęp 16 stycznia 2026. [https://single-market-economy.ec.europa.eu/document/download/8aabc383-52ce-49a9-a197-b4c49dc79a64_en?filename=Summary+2025.pdf]

[ii] PPR.pl. 2025. „Tylko 30% firm nie ma kłopotów z płatnościami od klientów.” Dostęp 16 stycznia 2026. [https://www.ppr.pl/wiadomosci/tylko-30-firm-nie-ma-klopotow-z-platnosciami-od-klientow]

[iii] BIK. 2025. „84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach – czas odwrócić ten trend.” Dostęp 16 stycznia 2026. [https://media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend]