Podczas prowadzenia własnej firmy prędzej czy później natkniesz się na omawiane w tym artykule pojęcie. Zwykle wtedy, kiedy coś zaczyna się dziać z płatnościami, co nie jest po Twojej myśli. Wtedy zaczynasz szukać w internecie i wpisywać hasła w rodzaju: co to jest wierzytelność, wierzytelność co to albo wierzytelność definicja, bo chcesz zrozumieć, na czym stoisz i co możesz robić, żeby odzyskać swoje pieniądze.
Artykuł rozjaśnia kwestie związane z tym terminem w kontekście praktycznym i istotnym dla osoby prowadzącej własną firmę. Dowiedz się, co to jest wierzytelność, jak jej pilnować i jakie masz możliwości, gdy kontrahent przestaje płacić.
Co to jest wierzytelność?
Sprawy zaległych płatności podczas prowadzenia własnej firmy pojawiają się częściej, niż przedsiębiorcy by sobie tego życzyli. Wystarczy niezapłacona faktura i nagle pojawia się to pytanie: „Co to właściwie znaczy?”. Oczywiście można znaleźć formalną definicję tego pojęcia, którą zawiera Kodeks cywilny. Jednak w praktyce – tej prawdziwej, firmowej, gdzie trzeba płacić pensje, paliwo i VAT – chodzi po prostu o prawo do pieniędzy za coś, co już zrobiłeś.
Nie trzeba być prawnikiem, żeby to rozumieć. Wykonałeś usługę? Dostarczyłeś towar? To właśnie w ten sposób nabyłeś też wierzytelność. I to niezależnie od tego, czy współpraca idzie gładko, czy druga strona powoli milknie zamiast zapłacić.
Zresztą, kiedy właściciel firmy szuka w Google informacji na temat tego, co to jest wierzytelność, to nie dlatego, że ciekawią go paragrafy. Raczej chce dowiedzieć, jak szybko odzyskać pieniądze, które już dawno powinny pracować na rzecz jego firmy.
Jedna rzecz jest pewna, omawiane pojęcie nie jest czymś teoretycznym, wręcz przeciwnie. To realne środki, których brak potrafi rozbić pracę w firmie na tydzień, miesiąc, a czasem cały kwartał.
Kto jest wierzycielem, a kto dłużnikiem i jak to rozpoznać w praktyce?
Z tymi pojęciami łatwo się pogubić, a tak naprawdę ich definicja jest bardzo prosta:
- Wierzyciel to firma, która wykonała usługę albo dostarczyła towar i czeka na pieniądze.
- Dłużnik to firma, która ma zapłacić, ale jeszcze tego nie zrobiła.
- Wierzytelność to Twoje prawo do tej zapłaty.
W ujęciu praktycznym wygląda to jeszcze prościej. Jeśli masz niezapłacona należność oznacza to, że masz pieniądze “w drodze”, które powinny trafić na Twoje konto, tylko jeszcze tam nie dotarły.
Skąd w ogóle biorą się wierzytelności w rozliczeniach pomiędzy firmami?
To jedno z najczęstszych pytań, jakie słyszą firmy windykacyjne: „Czy bez faktury w ogóle mam prawo do zapłaty?”. Odpowiedź jest zaskakująco prosta: „Tak, masz!”.
W relacjach B2B wszystko zaczyna się znacznie wcześniej niż księgowy dokument. Wystarczy umowa, zamówienie, podpisany protokół odbioru albo nawet zwykły mail z potwierdzeniem: „Robimy”. Właśnie od tego momentu powstaje zobowiązanie, a wraz z nim Twoja wierzytelność.
Badania rynku polskich podmiotów gospodarczych pokazują, że w Polsce aż 47% sprzedaży B2B odbywa się na kredyt kupiecki[1]. Oznacza to, że prawie połowę transakcji domyślnie rozlicza się z odroczonym terminem płatności. Poza tym okazuje się, że opóźnienia w spłacie stanowią codzienność wielu firm, bo aż 60,1% przedsiębiorców deklaruje, że ich klienci lub kontrahenci przynajmniej raz spóźnili się z płatnością[2].
W praktyce wygląda to tak, że firmy wykonują usługę dziś, a pieniądze widzą jutro, za tydzień albo za miesiąc. To właśnie w tym momencie powstaje wierzytelność. Nie na koniec czy po dostarczeniu faktury, tylko w chwili wykonania pracy.
Dlatego wiele firm zaczyna dopiero po czasie szukać w Google haseł typu wierzytelność co to. Najczęściej wtedy, gdy ktoś, kto „miał zapłacić jutro”, a nagle przestaje być dostępny.
Dlaczego faktura jest ważna podczas windykacji długu?
Faktura jest ważna, nawet bardzo, bo przyspiesza całą windykację i w sądzie potrafi zamknąć dyskusję poprzez pokazanie tego jednego dokument. Ale nie ona decyduje o tym, czy Twoje prawo do zapłaty w ogóle powstało. Ona tylko porządkuje to, co już zostało wykonane.
W praktyce to jeden z najważniejszych dokumentów, jakie możesz mieć. To ona w prosty sposób pokazuje co zostało wykonane, ile kosztuje i kiedy miało zostać zapłacone.
Jeżeli faktury z jakiegoś powodu nie ma, sama wierzytelność nie znika. Można ją dochodzić, tylko wtedy trzeba oprzeć się na innych materiałach: umowie, protokole odbioru, potwierdzeniu dostawy albo korespondencji, w której obie strony potwierdzały warunki. Da się to przeprowadzić, jednak wymaga znacznie więcej pracy przy zebraniu dowodów.
Czym różni się wierzytelność od długu?
To jedno z pytań, które pada najczęściej, gdy rozmawiamy z przedsiębiorcami. „Co to jest wierzytelność, a co dług? Czy to nie to samo?”. No nie do końca.
To pierwsze oznacza Twoje prawo do pieniędzy. Dług to obowiązek kontrahenta, żeby te pieniądze zapłacić. Ta różnica może wyglądać na czysto teoretyczną, ale w rozliczeniach pomiędzy firmami ma bardzo praktyczne znaczenie.
Dlaczego? Może dojść do takiej sytuacji, że jedna firma jednocześnie jest wierzycielem i dłużnikiem. To bardzo częsta sytuacja na polsku rynku, kiedy przedsiębiorca nie płaci swojemu podwykonawcy, tylko dlatego, że z kolei jego klient mu nie zapłacił za fakturę. Tworzy to łańcuszek należności, który negatywnie wpływa na całą gospodarkę.
Piotr Brzostowiecki, prezes Solventoir, ujmuje to prosto: „Najtrudniejsze w tych sytuacjach jest to, że jeden spóźniony przelew potrafi zatrzymać kilka firm naraz. Wierzyciel i dłużnik zamieniają się rolami jak w kalejdoskopie i z dnia na dzień. W efekcie nikt tak naprawdę nie ma warunków do tego, żeby normalnie pracować.”
Z tej perspektywy widać wyraźnie, że problemy z odzyskaniem swoich należności stanowią codzienność polskich firm. Potwierdzają to kolejne wyniki ankiet wykonanych wśród polskich przedsiębiorców, bo okazuje się (przynajmniej wg deklaracji przebadanych osób), że tylko 28,3% polskich nie doświadcza problemów z terminowymi płatnościami[3].
Kiedy faktura staje się przeterminowana? I dlaczego ten moment nie wybacza błędów?
Pytanie o przeterminowanie faktur zwykle pojawia się wtedy, kiedy właściciel firmy wie już, że dłużnik nie zapłacił w terminie i nie zapowiada się, że zrobi to w najbliższej przyszłości.
„Minął termin płatności i co teraz? Kiedy faktura staje się oficjalnie przeterminowana?”.
Na tak postawione pytanie odpowiedź jest bardzo prosta. Należność staje się przeterminowana w dniu, w którym mija termin płatności z faktury lub umowy. Ani dzień wcześniej, ani dzień później, tylko dokładnie w tym dniu.
Termin płatności mija jednego dnia, ale jego konsekwencje ciągną się później przez kolejne tygodnie czy nawet miesiące. To właśnie wtedy wierzyciel zaczyna realnie odczuwać, że przeterminowanie to nie słowo z kodeksu, tylko problem, który uderza w płynność finansową tu i teraz.
Długie terminy oczekiwania na płatność stały się codziennością wielu przedsiębiorców i to nie tylko w Polsce. W całej Unii Europejskiej średni czas oczekiwania na zapłatę w transakcjach pomiędzy firmami wynosi 61,8 dnia (dane EU Payment Observatory)[4]. W Polsce z kolei trzeba czekać średnio 46,2 dnia, jeśli faktura w ogóle zostaje uregulowana[5]. A to oznacza, że wielu przedsiębiorców stale balansuje na granicy płynności.
Co robić, kiedy dłużnik nie płaci za fakturę? Na pewno… nie czekać!
Podane wyżej dane potwierdzają powszechny problem z płatnościami, jednak jest jeszcze jedna bardziej istotna dla właściciela firmy kwestia: „Co robić, kiedy termin płatności minął, a przelewu nadal nie ma?”.
Na tak zadane pytanie konkretnie odpowiada Prezes Zarządu firmy windykacyjnej Solventoir, Piotr Brzostowiecki, który stale powtarza w rozmowach z przedsiębiorcami:
„Największy błąd? Czekanie. Im dłużej zwlekasz, tym dłużej Twoje pieniądze pracują dla kogoś innego. Poza tym z każdym mijającym dniem zwiększa się prawdopodobieństwo, że Twoja faktura nie zostanie w ogóle opłacona. Dlatego nie wolno czekać, aż dłużnik się namyśli, tylko rozpocząć windykację”.
Takie są doświadczenia branży windykacyjnej. Według międzynarodowych danych największe prawdopodobieństwo odzyskania należności istnieje wtedy, kiedy dług jest nowy. Zaraz po terminie płatności wynosi aż 98%. Potem zaczyna działać prosta reguła mówiąca, że im dłużej czekasz, tym jest trudniej:
- Po 3 miesiącach skuteczność spada do 74%,
- Po 6 miesiącach jest to już tylko 58%,
- A po roku szansa na wpłatę wynosi już tylko 27%[6].
Właśnie dlatego najgorsze, co można zrobić, to liczyć, że „może już jutro coś wyślą”. Ta stałe wymówki dłużników: jutro, pojutrze, za tydzień. Jeśli jutro przychodzi zbyt wiele razy, to nagle okazuje się, że wierzytelność może nigdy nie zostać spłacona.
To co realnie może zrobić wierzyciel? Jak ma odzyskać swoją wierzytelność? To jedno z tych pytań, które padają najczęściej: „Jakie konkretne działania podjąć, kiedy kontrahent nie płaci?”
W teorii możliwości jest kilka. W praktyce, jeśli nie chcesz testować wszystkiego na własnej firmie, to najlepiej przekazać windykację dłużnika komuś, kto robi to na co dzień.
Dlaczego?
Odzyskiwanie należności rzadko polega na jednym telefonie czy automatycznym wezwaniu do zapłaty. W praktyce to seria dobrze przemyślanych działań. Każda rozmowa coś wnosi, właściwa kolejność poszczególnych kroków jest równie ważna, cierpliwość, a także wiedza ma temat, jak obecnie wygląda rynek od środka.
Solventoir robi to od 20 lat. Za nami jest 8000 spraw i ponad 320 milionów złotych odzyskanych dla firm, które – tak jak Twoja – miały już dość czekania. Z tej perspektywy naprawdę widać, co działa, a co jest tylko stratą energii.
Dla przedsiębiorcy to zwykle pojedyncza, ale bardzo stresująca sytuacja. Dla nas to po prostu praca, w której każdy etap mamy przećwiczony setki razy.
Dopiero w ramach podjętej współpracy – w zależności od indywidualnej sytuacji z dłużnikiem – wybiera się konkretną ścieżkę działania:
1. Windykacja polubowna
Rozmowy z dłużnikiem najczęściej zaczyna się od windykacji polubownej, czyli ugodowej próby odzyskania należności.
Jest dokładnie tak, jak myślisz. Ktoś poprowadzi rozmowę w Twoim imieniu, ale bez filmowych scen i scenariuszy rodem z dawnych lat. To spokojny, rzeczowy kontakt, ustalenie realnych terminów i konsekwentne doprowadzenie sprawy do zapłaty.
2. Postępowanie sądowe i komornicze
Pytanie, które często wraca: „Kiedy iść do sądu?”. Wtedy, kiedy druga strona udaje, że problemu nie ma, bądź gra na zwłokę. I w efekcie ugodowe próby odzyskania długi nie dają rezultatu. Postępowanie sądowe to nie straszak, tylko kolejny krok, który daje nowe możliwości, żeby odzyskać pieniądze. A jeśli trzeba, sprawę domyka komornik.
3. Sprzedaż należności
Bywa też tak, że przedsiębiorca nie chce już tracić czasu. „Czy mogę po prostu sprzedać fakturę i od razy odzyskać pieniądze?” – takie pytania padają bardzo często ze strony przedsiębiorców. Odpowiedź jest prosta: „Można”. I zwykle trwa to krócej, niż większość osób się spodziewa. To dobra opcja, jeśli zależy Ci przede wszystkim na szybkim odblokowaniu firmowej płynności.
Co w praktyce oznacza wierzytelność i co robić, żeby nie tracić pieniędzy?
Jeśli spojrzeć na cały temat bez prawniczego języka, definicja omawianego pojęcie to po prostu Twoje pieniądze w drodze. I tyle. Usługa wykonana, towar dostarczony, termin ustalony, a środki powinny wrócić na konto Twojej firmy. Kłopot zaczyna się wtedy, kiedy przestają wracać.
I wtedy pytanie o to „Co to jest wierzytelność?” nagle przestaje być teorią, a okazuje się bardzo praktyczną kwestią. Od Twojej reakcji na zaległą płatność zależy, czy pieniądze w ogóle znajdą się na koncie.
Właśnie dlatego należy patrzeć na ten termin nie jak na abstrakcyjne pojęcie, ale realne środki, które mają wracać do Twojej firmy. A im szybciej zareagujesz, tym większa szansa, że faktycznie tam wrócą.
Przypisy:
[1] Atradius. 2024. „B2B Payment Practices Trends – Poland 2024.” Dostęp 28 listopada 2025. https://atradius.at/wirtschaft-maerkte/reports/b2b-payment-practices-trends%2C-poland-2024
[2] Gazeta Ubezpieczeniowa. 2024. „Coface: krótsze opóźnienia w płatnościach w 2024 roku.” Dostęp 28 listopada 2025. https://gu.com.pl/coface-krotsze-opoznienia-w-platnosciach-w-2024-roku/
[3] PPR.pl. 2025. „Tylko 30% firm nie ma kłopotów z płatnościami od klientów.” Dostęp 28 listopada 2025. https://www.ppr.pl/wiadomosci/tylko-30-firm-nie-ma-klopotow-z-platnosciami-od-klientow
[4] CEPS. 2024. „EU Payment Observatory – Annual Report 2024: Summary of Findings.” Dostęp 28 listopada 2025. https://cdn.ceps.eu/wp-content/uploads/2024/12/Summary-of-Findings-AR-2024.pdf
[5] Coface. 2024. „Poland Payment Survey 2024 – Shorter payment delays amid improving economy.” Dostęp 28 listopada 2025. https://www.coface.com/news-economy-and-insights/poland-payment-survey-2024-shorter-payment-delays-amid-improving-econom
[6] Collection Agency Spain. 2023. „Debt Collection Success Rates.” Dostęp 28 listopada 2025. https://www.collectionagency-spain.com/blog/debt-collection-success-rates
