Co się dzieje w głowie właściciela firmy, kiedy klient nie płaci za wykonaną pracę? Pojawia się chęć oddania sprawy do sądu i komornika. Jednak nie od razu trzeba stosować twarde metody windykacji. Przecież można się porozumieć z dłużnikiem i ustalić nowy termin płatności. Rozwiązać sprawę ugodowo. Ten rodzaj windykacji określą się jako miękką.
Co to jest windykacja miękka a czym jest twarda? Kiedy warto sięgnąć po pierwszą, a kiedy po drugą? Z czym wiążą się obie metody odzyskiwania długów? Ile trwają? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej.
Co to jest windykacja miękka?
W przypadku, kiedy kontrahent zalega z płatnością za fakturę, rzadko od razu myślisz o sądzie. Najpierw wykonuje się telefon, pyta co się stało i kiedy możesz liczyć na przelew. Ustalasz z firmą dłużnika nowy termin płatności. Możesz to robić samodzielnie albo przekazać sprawę firmie windykacyjnej. Najczęściej wygląda to tak, że po próbach dogadania się z dłużnikiem, kiedy nie ma jego reakcji, oddaje się fakturę do windykacji firmie zewnętrznej. Firma windykacyjna również zwykle zaczyna od windykacji miękkiej. Jeśli nie zostało jeszcze wysłane wezwanie do zapłaty, to je wysyła. Do tego w bardzo jasny sposób uzmysławia drugiej stronie co się stanie, jeśli dług nie zostaje spłacony.
Co to jest windykacja twarda?
W przypadku, kiedy windykacja miękka nie przyniosła efektu, to następuje czas na windykację twardą. Twarda, ponieważ skończył się czas prób odzyskania należności na drodze polubownej. Na tym etapie dług odzyskuje się poprzez jasno określone prawem procedury. Czy dłużnik chce czy nie chce, to obowiązują go przepisy prawa i musi się do nich stosować.
Zostaje złożony pozew do sądu. Sąd na podstawie dostarczonych dokumentów rozpatruje sprawę. Następnie wydaje nakaz zapłaty. W tym momencie dłużnik powinien zapłacić należność. Jednak, jeśli to nie nastąpi, to wyrok sądu wraz z tytułem wykonawczym przekazuje się do komornika. Egzekucja komornicza polega na tym, że komornik ma prawo zająć konta bankowe, majątek ruchomy i nieruchomości danej firmy na rzecz zapłaty długu.
Czym różni się windykacja twarda od miękkiej?
Najłatwiej dostrzegalna różnica to sąd. Windykacja twarda oznacza sąd, a miękka jeszcze nie, bo to etap, na którym mówi się o sądzie, jako tym, co nastąpi, jeśli teraz się nie dogadamy.
Jak sama nazwa wskazuje miękkie próby odzyskania należności to rozmowa, telefon, mail, ustalenia, czy nawet pójście na rękę dłużnikowi poprze rozłożenie długu na raty.
Windykacja twarda zaczyna się wtedy, kiedy to nie działa. Kontakt się urywa albo nic z niego nie wynika. Rozpoczyna się działania twarde, formalne i od tego momentu sprawa przestaje opierać się na deklaracjach, a zaczyna na decyzjach sądu.
„Dopóki druga strona rozmawia i coś z tego wynika, jesteś w stanie prowadzić sprawę miękko. Kiedy rozmowa służy tylko do tego, żeby zwodzić wierzyciela i przeciągać tak długo jak się da moment płatności, to nie ma sensu przedłużać windykacji miękkiej. Następuje wówczas czas na bardziej twarde metody odzyskania pieniędzy, czyli sąd i egzekucję komorniczą” – wyjaśnia zawiłości procesu windykacyjnego Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy windykacyjnej Solventoir.
Tabela 1: Porównanie windykacji miękkiej i twardej
| Obszar | Windykacja miękka | Windykacja twarda |
| Punkt wyjścia | faktura po terminie | brak efektów wcześniejszych działań |
| Cel | doprowadzić do dobrowolnej spłaty | wymusić spłatę formalnie |
| Podstawa działania | komunikacja i ustalenia | przepisy prawa i procedura |
| Narzędzia | telefon, mail, wezwania | pozew, nakaz zapłaty, komornik |
| Kontakt z dłużnikiem | jest i ma znaczenie | może nie mieć znaczenia |
| Reakcja na brak płatności | ponaglenie, zmiana ustaleń | kolejne kroki prawne |
| Czas | do 2 miesięcy | od 1,5 miesiąca do 1 roku, a w skrajnych przypadkach dłużej |
| Elastyczność | duża (raty, odroczenia) | ograniczona procedurą |
| Koszty | 8-20% prowizji | opłaty sądowe (1,25% kwoty w epu, 5% sąd tradycyjny) i komornicze (10% odzyskanej kwoty) |
| Kto płaci koszty | rozliczenie za sukces | w sprawach między firmami ostatecznie koszty ponosi dłużnik |
| Skuteczność krótkoterminowa | wysoka przy świeżych sprawach | zależna od majątku dłużnika |
| Ryzyko przeciągania | wysokie | niskie (bo są terminy) |
| Wpływ wierzyciela | bezpośredni | pośredni (przez sąd/komornika) |
| Relacja biznesowa | możliwa do utrzymania | Wysokie ryzyko zakończenia relacji |
| Formalność | niska | wysoka |
| Dokumentacja | pomocna, ale nie zawsze pełna | musi być kompletna |
| Moment decyzji | można korygować na bieżąco | decyzje są bardziej „ostateczne” |
| Efekt końcowy | spłata lub ugoda | egzekucja lub jej brak |
| Największe ryzyko | zbyt długie czekanie | brak majątku do egzekucji |
Jak jest skuteczność windykacji twardej a jaka miękkiej?
Przedsiębiorcę, który czeka na wpływ należności na swoje konto, najbardziej interesuje skuteczność obu metod windykacji. W jakim stopniu windykacja polubowna powoduje wpływ na konto, a w jakim sąd i komornik?
Jak skuteczna jest windykacja polubowna?
I tak, dane BIG Info Monitor mówią, że 75% Polaków spłaciłoby dług po wpisie do rejestru dłużników. Również 75% firm informuje, że po wpisaniu firmy dłużnika do takiego rejestru, płacą oni swoje należności[1]. Wpis do rejestru dłużników stosuje się jako jeden z elementów windykacji miękkiej, jako swego rodzaju bat na dłużnika. Działa to na zasadzie: „jeśli nie zapłacisz, to upublicznimy Twój dług”. Jak widać, ta metoda nacisku działa.
Jak skuteczna jest windykacja sądowa?
A jaka jest skuteczność windykacji sądowej? Firma Solventoir wygrywa 92% spraw sądowych. To bardzo wysoki wskaźnik. Jednak wygrana w sądzie nie oznacza automatycznie spłaty zadłużenia. Dlatego po otrzymaniu nakazy zapłaty w sądzie do gry wkracza komornik.
Jaka jest skuteczność egzekucji komorniczej?
Krajowa Rada Komornicza podaje, że skuteczność egzekucji komorniczej Polsce wynosi 25%[2].
Z kolei firma windykacyjna Solventoir może się pochwalić, że efektywność działań komornika jest znacznie wyższa od średniej krajowej i wynosi 35% (dane za okres 2020 – 2024)[3].
Kiedy windykacja miękka ma sens?
Nie każdą sprawę trzeba od razu kierować do sądu. I nie każda się do tego nadaje.
Windykacja miękka ma sens wtedy, kiedy druga strona ciągle reaguje na działania ze strony firmy, która wystawiła fakturę. Dłużnik odbiera telefon, odpowiada na wiadomości i podejmuje rozmowę. A nawet jeśli się spóźnia z odpowiedziami oraz płatnościami, to widać, że istnieje wola opłacenia zaległości.
W takich sytuacjach często da się doprowadzić do spłaty bez konfliktu i psucia relacji pomiędzy firmami.
Jednak nie wszystkie sprawy niezapłaconych faktur można traktować tak samo. Każda jest inna i przy każdej trzeba podejść indywidualnie do tematu. Ważne jest zachowanie czujności i niezwlekanie miesiącami z egzekwowaniem należnych kwot. Dlaczego?
Z dostępnych danych wynika, że zadłużenie polskich firm wynosi aż 45 miliardów złotych[4]. Średnie zadłużenie jednego polskiego przedsiębiorcy wynosi 145 tys. złotych[5]. Co więcej, od kilku lat rośnie.
Dlatego miękkie metody odzyskiwania należności mają sens i są potrzebne, ale pod warunkiem, że nie trwają wiecznie. Na przykład w Solventoir windykacja polubowna trwa 2 miesiące. Jeśli w tym czasie nie uda się ściągnąć długu, to czas na windykację twardą.
„Jeżeli firma dłużnika odbiera telefon i dotrzymuje ustaleń, to warto to wykorzystać i prowadzić rozmowy. Jednak, jeśli kolejne terminy spłaty nie zostają realizowane, to jasny sygnał, znak, że trzeba zmienić podejście i metodę windykacji, a nie dawać więcej czasu.” – wyjaśnia zawiłości procesu odzyskiwania należności od przedsiębiorców prezes Piotr Brzostowiecki z firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o.
Wykres 1 – Średnia kwota należności przypadająca na polskiego przedsiębiorcę
Źródło: Raport BIG InfoMonitor o zaległościach polskich przedsiębiorców[6]
Kiedy jest czas na windykację twardą?
Wbrew pozorom, nie jest łatwo uchwycić moment, w który nie ma już na co czekać i widać, że trzeba przekazać sprawę do sądu. Często bywa tak, że dłużnik wciąć odbiera telefon, rozmawia i obiecuje. Masz wrażenie, że ma dobre chęci. Jednak z drugiej strony mijają kolejne tygodnie i miesiące, a pieniędzy na koncie nadal nie ma.
Dlatego warto zwracać uwagę na pewne sygnały, które zwykle powtarzają się w takich sytuacjach. A należą do nich:
- deklaracje spłaty, które nie zostają zrealizowane,
- przekładanie ustalonych nowych terminów spłaty,
- mimo prowadzonych rozmów, brak konkretu co do terminu spłaty,
- uniki i brak odpowiedzi na pytania dotyczące spłaty zadłużenia.
Z drugiej strony warto założyć sobie jakiś termin, np. wyżej wspomniane 2 miesiące, po których – jeśli nie dojdzie do spłaty – to uznajesz, że dalsze próby ugodowego rozwiązania sporu nie mają sensu i pozostają już tylko twarde metody odzyskania długu.
„Jeżeli ktoś trzeci raz podaje termin i go nie dotrzymuje, to dlaczego miałby zapłacić za czwartym czy piątym razem? Dalsze czekanie nie ma najmniejszego sensu. Pozostała tylko decyzja o przejściu do kolejnego etapu windykacji. I nie należy z nią zwlekać za długo, ponieważ im później zapadnie, tym trudniej odzyskać pieniądze.” – radzi Piotr Brzostowiecki, Prezes Zarządu firmy odzyskującej długi firmowe, Solventoir sp. z o.o.
Jak dużo czasu zajmują polubowne metody odzyskania długu, a ile trwa sąd i komornik?
W firmie windykacyjnej Solventoir najkrótszy okres, w który udało się odzyskać należność to 7 dni. Natomiast jeśli w ciągu 2 miesięcy nie uda się porozumieć z dłużnikiem, to dalsze “miękkie” działania nie mają sensu. Chociaż bywa i tak, że dochodzi do ustaleń i dłużnik spłaca w ratach należność, wtedy może trwać to 4 czy 6 miesięcy.
W przypadku sprawy w sądzie, najszybszą drogą jest EPU (elektroniczne postępowanie upominawcze). Wówczas sprawa może potrwać 1,5 miesiąca. Kolejny krok to sąd tradycyjny, gdzie sprawy mogą toczyć się znacznie dłużej – kilka miesięcy, rok, a w skrajnych przypadkach dłużej.
Jeśli mimo wyroku sądu, dłużnik nadal nie płaci, to pozostaje egzekucja komornicza. Tutaj terminy są następujące:
- do 3 tygodnie zajęcie kont bankowych,
- od 4 tygodni w górę – zajęcie wierzytelności,
- egzekucja ruchomości (urządzenia, sprzęty, samochód itp.) trwa tyle, ile potrzeba czasu na wycenę i sprzedaż na licytacji,
- od kilku miesięcy w górę – sprzedaż nieruchomości.
Windykacja twarda trwa dłużej, bo opiera się na opisanej w polskim prawie procedurze. Sam nakaz zapłaty można uzyskać stosunkowo szybko, ale egzekucja zależy już od sytuacji majątkowej firmy dłużnika.
Ile kosztuje windykacja i kto za nią płaci?
W firmie Solventoir windykacja miękka rozliczana jest za efekt. Czyli płacisz dopiero wtedy, kiedy pieniądze wracają na konto. Zwykle prowizja wynosi od 8 do 20% wartości należności. Przy czym zgodnie z polskim prawem koszty windykacji ostatecznie ponosi dłużnik.
Z kolei windykacja twarda wiąże się już z konkretnymi kosztami, do których należą:
- Opłata sądowa – zależy od WPS (wartość przedmiotu sporu). Dla EPU wynosi ona 1,25% kwoty. W przypadku sądu tradycyjnego ten koszt to 5% należności przy kwotach powyżej 20 tys. zł. Do pułapu 20 tys. zł istnieją określone opłaty w określonych przedziałach kwotowych. Więcej o tym, ile kosztuje windykacja sądowa, znajdziesz tutaj: https://solventoir.pl/jak-dziala-windykacja-sadowa-i-kiedy-sie-oplaca/
- Do w/w opłat sądowych dochodzą koszty wynajęcia radcy prawnego bądź adwokata do prowadzenia sprawy w sądzie.
- Egzekucja komornicza – prowizja wynosi 3% w przypadku zapłaty w ciągu 1 miesiąca od przekazania informacji o rozpoczęciu egzekucji. 10% standardowej opłaty. Więcej na temat kosztów komorniczych: https://solventoir.pl/ile-trwa-egzekucja-komornicza-czy-jest-skuteczna-i-jakie-koszty/
Podobnie, jak w przypadku miękkich metod windykacji, większość wymienionych kosztów można obciążyć dłużnika. Właśnie dlatego firmie, która zalega z płatnością, bardziej opłaca się zapłacić jeszcze na etapie polubownej windykacji, niż później. Bo później dochodzą dodatkowe – wyżej wymienione – opłaty.
Co jest najważniejsze, żeby odzyskać dług firmowy?
Windykacja miękka i twarda to nie są dwie konkurencyjne metody, między którymi trzeba wybierać. To kolejne etapy tej samej sprawy.
Na początku próbujesz odzyskać należność przez rozmowę i ustalenia z dłużnikiem. Jeśli to działa, to sprawa kończy się szybko bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Ale jeśli to nie przynosi efektów, to sięga się po bardziej konkretne narzędzia i kieruje sprawę do sądu, a następnie do komornika.
Jednak najważniejsze pozostaje właściwe działania w odpowiednim czasie. Odwlekanie decyzji o zdecydowanych ruchach (np. oddanie sprawy firmie windykacyjnej czy pójście do sądu) nie pomoże w odzyskaniu pieniędzy. Faktury z biegiem czasu tracą na swojej wartości. Ostatecznie mogą ulec przedawnieniu i wtedy nawet sprawa w sądzie nic nie da.
Jeśli jesteś w podobnej sytuacji i masz wątpliwości, na jakim etapie jesteś i co zrobić dalej, to warto to po prostu sprawdzić. Wyślij nam swoją fakturę do analizy. Bezpłatnie zweryfikujemy sytuację gospodarczą firmy dłużnika i powiemy co możesz zrobić.
Źródła:
[1] BIG InfoMonitor. 2025. „Wyższa skuteczność odzyskiwania należności.” Dostęp 28 kwietnia 2026. https://www.big.pl/korporacje/wyzsza-skutecznosc-odzyskiwania-naleznosci
[2] Faktura.pl. 2025. „Komornicy alarmują: tylko 25% skuteczności egzekucji. Bez reformy Polska utonie w długach.” Dostęp 28 kwietnia 2026. https://portal.faktura.pl/biznes/biznes-pod-lupa/komornicy-alarmuja-tylko-25-skutecznosci-egzekucji-bez-reformy-polska-utonie-w-dlugach/
[3] Solventoir. 2026. „Ile trwa egzekucja komornicza, czy jest skuteczna i jakie koszty?” Dostęp 28 kwietnia 2026. https://solventoir.pl/ile-trwa-egzekucja-komornicza-czy-jest-skuteczna-i-jakie-koszty/
[4] Bank.pl. 2025. „Rośnie kwota nieuregulowanych zobowiązań firm, ale spada liczba niesolidnych płatników.” Dostęp 28 kwietnia 2026. https://bank.pl/rosnie-kwota-nieuregulowanych-zobowiazan-firm-ale-spada-liczba-niesolidnych-platnikow/
[5] tamże
[6] IG InfoMonitor. 2025. „Dług – trendy.” Dostęp 28 kwietnia 2026. https://media.big.pl/dlug-trendy
FAQ – najczęstsze pytania o twarde i miękkie metody odzyskiwania należności
1. Czy można pójść do sądu od razu, bez prób polubownego rozwiązania sporu?
Tak, prawo tego nie zabrania. Jednak w wielu przypadkach ugodowe metody pozwalają odzyskać pieniądze szybciej. I nie generują dodatkowych kosztów.
2. Czy miękkie odzyskiwanie długu oznacza, że nic się nie dzieje?
Nie. Jest wręcz przeciwnie. Dobrze prowadzona windykacja miękka oznacza bardzo konkretne działania – rozmowy, ustalenia, pilnowanie terminów i reagowanie na brak płatności.
3. Czy po rozpoczęciu sprawy w sądzie można jeszcze wrócić do windykacji polubownej?
Tak, zdarza się to często. Nawet w trakcie sprawy sądowej lub egzekucji dłużnik może zaproponować spłatę lub ugodę. Różnica polega na tym, że wtedy masz już zabezpieczenie w postaci wyroku.
4. Co wtedy, kiedy dłużnik mówi, że nie ma pieniędzy?
Dłużnicy bardzo często twierdzą, że nie mają pieniędzy. Dlatego zwykle sprawdza się sytuację firmy. Jakie miała przychody w ostatnich latach, jaka jest jej wiarygodność, czy posiada wpisy w rejestrach dłużników? Dosyć często okazuje się, że firma ma pieniądze, ale Twoja faktura znajduje się na końcu listy oczekujących na płatność. Windykacja pomaga w znalezieniu się na początku tej kolejki.
5. Czy windykacja zawsze kończy się komornikiem?
Nie. Bardzo dużo spraw kończy się znacznie wcześniej, to znaczy na etapie miękkich metod windykacji albo po wydaniu przez sąd nakazu zapłaty. Egzekucja komornicza następuje wtedy, kiedy firma dłużnika nie reguluje należności mimo wydanego przez sąd wyroku.
6. Czy przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić windykację?
Tak, szczególnie podczas pierwszych reakcji na brak płatności. Jednak, kiedy dłużnik nie reaguje a płatność się przeciąga, to wtedy lepszym rozwiązaniem jest przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej.
7. Czy próby odzyskania należności psują relacje biznesowe?
Może się tak zdarzyć. Jednak dobra relacja i tak się kończy, jeśli jedna strona nie płaci. Z naszego doświadczenia wynika, że dosyć często zdarzają się odwrotne reakcje dłużników. Walka o swoje pieniądze pokazuje, że nie odpuścisz tej sprawy, co często przyspiesza decyzję po drugiej stronie.
8. Co zrobić, jeśli faktura jest już bardzo stara?
Zacząć działać! Nawet starsze należności można odzyskać, chociaż szanse z czasem maleją. Warto sprawdzić, czy nie zbliża się termin przedawnienia i jakie są jeszcze możliwości działania.
9. Jak sprawdzić, czy moja sprawa ma sens?
Trzeba poddać ją analizie. Sprawdzenie dokumentów i sytuacji dłużnika pozwala szybko ocenić, czy lepiej negocjować, czy od razu przejść do twardych metod odzyskania należności.
