Jak wybrać dobrą firmę windykacyjną? Poradnik dla przedsiębiorców

Jak znaleźć dobrą firmę windykacyjną, która rzeczywiście pomoże odzyskać pieniądze? Właściciele firm, którzy mają problem z nierzetelnym klientem, który nie płaci za fakturę, często szukają odpowiedzi na to pytanie, wpisując do wyszukiwarki słowa „najlepsza firma windykacyjna”. Jednak co to znaczy i czy taki podmiot odzyskujący należności w ogóle istnieje?

Odpowiedź jest prosta: najlepsza firma windykacyjna to taka, która skutecznie odzyskała pieniądze z niezapłaconej faktury. Tylko tyle i aż tyle.

Jeśli prowadzisz własną firmę, to wybór partnera do windykacji zaległej płatności ma ogromne znaczenie dla płynności finansowej. W tym artykule jasno mówimy, jak wybrać dobrą firmę windykacyjną i na co zwrócić uwagę podczas podejmowania takiej decyzji.

Czy każda firma windykacyjna odzyskuje długi w taki sam sposób?

Nie. Jedna zakończy działania po kilku telefonach i wezwaniu do zapłaty, a inna będzie prowadzić sprawę aż do odzyskania pieniędzy lub wyczerpania wszystkich dostępnych możliwości.

Na pierwszy rzut oka oferta wielu firm wygląda podobnie. W praktyce różnice wychodzą dopiero wtedy, kiedy dłużnik nadal ociąga się z płatnością.

Zdarza się, że działania windykatora kończą się na kilku telefonach, wysłaniu wezwań do zapłaty i oczekiwaniu na reakcję drugiej strony. Jeżeli to nie przynosi efektu, przedsiębiorca zostaje sam z problemem i sam musi zdecydować, co robić dalej.

Istnieją jednak firmy, które odzyskują należności, stosując znacznie szerszą strategię. Najpierw próbują doprowadzić do ugody i odzyskać należność polubownie. Jeżeli to nie pomaga, kierują sprawę do sądu, a po uzyskaniu wyroku również do komornika. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi na każdym etapie szukać kolejnych specjalistów.

Warto też zwrócić uwagę na specjalizację. Inaczej prowadzi się sprawy dotyczące niezapłaconych faktur pomiędzy przedsiębiorcami, a inaczej długi osób fizycznych. Jeżeli Twój kontrahent jest firmą, najlepiej współpracować z ekspertami właśnie w tym obszarze, który na co dzień zajmuje się dokładnie takimi sprawami.

Dlatego przed podpisaniem umowy nie pytaj wyłącznie o prowizję. Dowiedz się przede wszystkim, co stanie się z Twoją sprawą, jeżeli dłużnik po raz kolejny nie dotrzyma obietnicy zapłaty. To często ważniejsze niż sama cena usługi.

Po czym poznać dobrą firmę windykacyjną?

Czy dobra firma windykacyjna zaczyna prowadzenie sprawy od składania obietnic? Nie! Najpierw sprawdza nadesłaną dokumentację oraz sytuację finansową dłużnika, potem mówi uczciwie, jakie są szanse na odzyskanie pieniędzy i dopiero wtedy proponuje konkretne działania.

Jeżeli szukasz pomocy w odzyskaniu niezapłaconej faktury, łatwo pogubić się w ofertach. Na stronach internetowych niemal każda firma pisze o skuteczności, doświadczeniu i indywidualnym podejściu.

Jednak dużo więcej dadzą odpowiedzi na kilka prostych pytań. To właśnie od nich warto zacząć.

1. Czy firma specjalizuje się w takich sprawach jak Twoja?

Takie doświadczenie ma ogromne znaczenie. Im częściej ktoś prowadzi podobne sprawy, tym łatwiej oceni sytuację i dobierze odpowiedni sposób działania.

Nie każda zaległa faktura wygląda tak samo. Inaczej prowadzi się sprawę przeciwko dużej spółce, a inaczej wobec niewielkiej firmy rodzinnej. Znaczenie ma również branża, wysokość zadłużenia i to, jak długo trwa opóźnienie.

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i Twój kontrahent również jest przedsiębiorcą, wybierz firmę, która zajmuje się właśnie odzyskiwaniem należności pomiędzy firmami. Taka specjalizacja pozwala lepiej rozumieć realia współpracy biznesowej i problemy, z jakimi najczęściej spotykają się przedsiębiorcy.

Dobrze również zapytać, ile podobnych spraw firma prowadzi każdego roku. To znacznie więcej mówi o jej doświadczeniu niż ogólne hasło, że działamy od wielu lat.

2. Czy zespół zajmujący się odzyskiwaniem należności przed rozpoczęciem działań dokładnie analizuje sprawę?

Powinna. Bez sprawdzenia dokumentów i sytuacji dłużnika trudno ocenić, jakie są realne szanse na odzyskanie pieniędzy.

Jeżeli podczas pierwszej rozmowy ktoś od razu zapewnia, że odzyska każdą należność, powinna zapalić Ci się lampka ostrzegawcza. W windykacji nie ma dwóch identycznych spraw.

Najpierw warto sprawdzić podstawowe informacje. Czy faktura jest prawidłowo wystawiona? Czy dłużnik nadal prowadzi działalność? Czy sprawa nie trafiła już do sądu? Jak długo trwa opóźnienie?

Dopiero po takiej analizie można zaproponować sposób działania.

– Zawsze powtarzam, że najpierw trzeba dokładnie poznać sprawę, a dopiero później mówić o możliwościach jej rozwiązania. W windykacji nie ma miejsca na składanie obietnic w ciemno. – mówi Piotr Brzostowiecki, Prezes spółki odzyskującej należności Solventoir.

3. Czy firma windykacyjna prowadzi sprawę od początku aż do końca?

Dobra firma windykacyjna prowadzi sprawy kompleksowo – od początku do końca. Dzięki temu nie musisz szukać kolejnych ekspertów, jeśli sprawa się skomplikuje.

Część przedsiębiorców myśli, że windykacja kończy się na kilku telefonach do dłużnika. Zdarzają się takie sprawy, że tak się dzieje. Wystarczy jedno przypomnienie i pieniądze pojawiają się na koncie.

Nie zawsze jednak wszystko przebiega tak łatwo. Jeżeli dłużnik nadal nie płaci, sprawa może trafić do sądu, a później do komornika. Warto wcześniej sprawdzić, czy firma, z którą zamierzasz współpracować, prowadzi sprawy również na tych etapach.

Dzięki temu nie będziesz musiał po kilku tygodniach szukać kancelarii prawnej ani zastanawiać się, co zrobić dalej. Cały proces prowadzi jeden zespół, który zna sprawę od samego początku.

4. Czy partner zajmujący się windykacją jasno mówi o kosztach współpracy?

To wydaje się oczywiste, ale nie zawsze tak jest. Jeszcze przed podpisaniem umowy powinieneś wiedzieć, za co i kiedy zapłacisz.

Najlepsze firmy windykacyjne nie unikają rozmowy o wynagrodzeniu. Jest wręcz przeciwnie., Jasno wyjaśniają, od czego zależy prowizja, kiedy jest naliczana i jakie koszty mogą pojawić się na kolejnych etapach odzyskiwania pieniędzy za niezapłaconą fakturę.

Warto również zapytać, co stanie się wtedy, kiedy nie uda się odzyskać należności. Czy zapłacisz mimo braku efektów? Czy rozliczenie następuje dopiero po odzyskaniu pieniędzy? Im wcześniej poznasz odpowiedzi na te pytania, tym mniejsze ryzyko nieporozumień.

Cena ma znaczenie, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru. Warto zdawać sobie sprawę, że niższa prowizja niewiele pomoże, jeżeli sprawa po kilku tygodniach utknie w martwym punkcie.

5. Czy firma odzyskująca długi może pokazać efekty swojej pracy?

Konkretne liczby powiedzą więcej niż ogólne hasła reklamowe. Jeżeli firma od lat zajmuje się odzyskiwaniem należności, nie powinna mieć problemu z pokazaniem konkretnych wyników.

Na większości stron internetowych przeczytasz, że dana firma jest skuteczna i ma duże doświadczenie. Takie informacje niewiele jednak znaczą, jeżeli nie idą za nimi fakty.

Sprawdź, jak długo taki podmiot działa na rynku, ile spraw prowadził i czy podaje konkretne dane dotyczące swojej działalności. To pozwala łatwiej ocenić, czy masz do czynienia z ludźmi, którzy rzeczywiście znają się na swojej pracy.

– Windykacja to konkretna i twarda dziedzina. Tu wygrywa nie ten, kto najwięcej obieca, ale ten kto odzyska konkretną sumę dla Klienta. Liczy się to, ile spraw udało się skutecznie doprowadzić do końca i jakie doświadczenie stoi za zespołem prowadzącym daną sprawę. – specyfikę branży windykacyjnej wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, Prezes Solventoir sp. z o.o.

Dla przykładu, Solventoir sp. z o.o. od 21 lat pomaga właścicielom firm odzyskiwać należności od kontrahentów. W tym czasie spółka przeprowadziła ponad 8 tys. spraw i odzyskała dla swoich klientów ponad 320 mln zł.

6. Jakie opinie ma firma ściągająca długi?

Sama oferta nie powie Ci wszystkiego. Dużo więcej można wyczytać z opinii osób, które wcześniej korzystały z usług danej firmy.

Zwróć uwagę nie tylko na liczbę gwiazdek. Przeczytaj kilka komentarzy. Sprawdź, czy klienci opisują konkretne sprawy i efekty współpracy. Co chwalą – kontakt, szybkość działania, a może sposób prowadzenia sprawy?

Dobrze, jeżeli firma publikuje również bardziej szczegółowe historie swoich klientów. Dzięki temu możesz zobaczyć, z jakimi problemami zgłaszali się przedsiębiorcy i jak zakończyły się prowadzone sprawy.

Kilka minut poświęconych na przeczytanie opinii może uchronić Cię przed wyborem partnera, który dobrze wypada tylko w reklamach, a dużo słabiej w codziennej współpracy.

7. Czy będziesz wiedział, co dzieje się z Twoją sprawą?

Oddając sprawę do windykacji, nie chcesz co kilka dni zastanawiać się, czy ktoś w ogóle kontaktował się z dłużnikiem. To normalne, że oczekujesz informacji o postępach.

Dlatego już na początku warto zapytać, jak wygląda komunikacja. Czy będziesz informowany o kolejnych etapach? Co stanie się, jeżeli dłużnik zaproponuje ugodę albo nadal będzie unikał kontaktu?

Im większa przejrzystość współpracy, tym większy spokój przedsiębiorcy. W końcu chodzi o Twoje pieniądze.

8. Czy windykator potrafi oddzielić emocje od faktów?

Tak właśnie powinno wyglądać odzyskiwanie należności. Im mniej emocji, tym większa szansa na rozsądne zakończenie sprawy.

Kiedy od kilku miesięcy czekasz na zapłatę, trudno zachować spokój. To całkowicie zrozumiałe. Jednak emocjonalne rozmowy z dłużnikiem rzadko prowadzą do rozwiązania sporu.

Dlatego wielu przedsiębiorców przekazuje sprawę zewnętrznym specjalistom do spraw windykacji. Profesjonalny windykator długów codziennie zajmuje się tego typu sprawami i patrzy na sytuację zawodowo – z dystansu. Nie kieruje się złością ani rozczarowaniem. Skupia się na jednym celu – odzyskaniu należności.

Która firma windykacyjna jest najlepsza?

Najlepsza firma windykacyjna to taka, która skutecznie odzyskuje pieniądze z niezapłaconych faktur.

Jeżeli wpisałeś do Google hasło „najlepsza firma windykacyjna”, prawdopodobnie liczysz na prostą odpowiedź. Istnieją różne rankingi firm windykacyjnych i w każdym spotkasz odmienne podmioty. Dlaczego? Bo prawda jest nieco bardziej złożona,

Jedna firma dobrze radzi sobie z niewielkimi należnościami, inna prowadzi głównie duże i skomplikowane sprawy. Jedni przedsiębiorcy szukają kogoś, kto odzyska jedną fakturę na kilka tysięcy złotych, inni przekazują do windykacji kilkanaście spraw jednocześnie. A jeszcze inne podmioty czy kancelarie zajmują się albo głównie windykacją polubowną, albo wręcz przeciwnie od razu chcą iść do sądu.

Natomiast, jeżeli firma ściągająca należności jasno mówi o kosztach, realnie ocenia szanse na odzyskanie pieniędzy i na bieżąco informuje Cię o postępach sprawy, to znak, że trafiłeś na właściwego partnera.

W Solventoir od 21 lat wychodzimy z prostego założenia. Naszym zadaniem nie jest przekonywanie Klienta, że jesteśmy najlepsi. Naszym zadaniem jest odzyskanie jego pieniędzy.

Jak wybrać dobrą firmę windykacyjną?

Wybór firmy odzyskującej należności warto oprzeć na doświadczeniu, sposobie prowadzenia spraw oraz jasno określonych zasadach współpracy. Zwróć uwagę na to, od czego rozpoczyna rozmowę? Czy już na samym początku dokładnie analizuje Twoją sprawę? Czy jasno przedstawia zasady współpracy? Czy potrafi poprowadzić sprawę kompleksowo – przez wszystkie możliwe etapy windykacji aż do momentu odzyskania pieniędzy?

Nie ma jednej firmy, która będzie najlepsza dla wszystkich. Istnieją jednak cechy, które łatwo zweryfikować jeszcze przed podpisaniem umowy. Kilka prostych pytań często wystarczy, żeby odróżnić doświadczonych specjalistów od tych, którzy ograniczają się wyłącznie do składania obietnic.

Jeżeli masz wątpliwości, zacznij od rozmowy i analizy swojej sprawy. To najlepszy sposób, aby sprawdzić, czy wybrany partner rzeczywiście pomoże Ci odzyskać należności.