Niezapłacona w terminie przez klienta faktura stanowi z pozoru normalną sytuację w firmie i wydaje się z błahym problemem. Jednak z każdym dniem przeterminowania płatności zaczyna ciążyć coraz bardziej. Jeśli do tego dochodzą wymówki i wykręty klienta oraz obietnice bez pokrycia, to odzyskiwanie należności przestaje być tematem na później, a staje się palącym problemem tu i teraz. Bo zamiast zajmować się zarabianiem pieniędzy, bawisz się „w chowanego” z nierzetelnym dłużnikiem. Niniejszym artykuł omawia taka sytuację oraz podpowiada, kiedy i jakie działania podjąć, żeby odzyskać swoje pieniądze.
Kiedy niezapłacona faktura staje się problemem, a nie chwilowym opóźnieniem?
Odzyskiwanie należności zaczyna się wtedy, kiedy wystawiona klientowi faktura nie zostaje opłacona w wyznaczonym terminie. Zwykle sytuacja wygląda tak, że na początku nic się takiego nie dzieje, klient mówi, że zapłaci jutro, potem tłumaczy, że księgowa na urlopie, mijają kolejne tygodnie, a wpłaty na konto, jak nie było tak nie ma.
Niestety, takie przeciąganie płatności staje się powszechna praktyką nie tylko w Polsce. Przedsiębiorstwa w Unii Europejskiej otrzymują zapłatę od innych firm średnio po około 61,8 dniach po terminie płatności[1], co pokazuje, że wydłużone cykle płatności w relacjach B2B stały się elementem codziennej praktyki biznesowej.
Wówczas standardowo mikro i małe firmy „kładą uszy po sobie”, czekają i mają nadzieję, że jakoś to się ułoży, a kontrahent w końcu zapłaci. Jednak czekanie 30, 45 czy 60 dni nie poprawi sytuacji! Przez te mijające tygodnie Twój klient wykorzystują Twoją firmę do kredytowania swojej działalności.
Ponad 60% polskich przedsiębiorców przyznaje, że kontrahenci płacą im z opóźnieniem, co oznacza, że przeterminowane faktury to problem powszechny w rozliczeniach pomiędzy polskimi firmami[2].
Inografika 1 – Kiedy zaczyna się problem z odzyskiwaniem należności
Oczywiście, warto rozróżnić przypadkowe i jednorazowe spóźnienia od takiej sytuacji, że brak płatności za faktury staje się poważnym wyzwaniem dla biznesu i generuje ryzyko dla płynności finansowej firmy. Dlatego reagowanie na przeterminowane faktury odpowiednio wcześnie daje przedsiębiorcy znacznie więcej możliwości czy czekanie aż zdarzy się cud. Owszem, cuda się zdarzają, ale zwykle w przypowieściach biblijnych, a nie gospodarczej rzeczywistości.
Czy można odzyskać należność bez psucia relacji biznesowych?
Dosyć często właściciele małych firm pytają nas „Czy da się windykować dług bezkonfliktowo, żeby nie zepsuć kontaktów z klientem?”. Odpowiedź jest prosta: „Tak, da się i można tak zrobić”. Odzyskiwanie należności z faktury nie oznacza, że idziesz na wojnę z kontrahentem. Po prostu ustalasz fakty i chronisz swój biznes.
Przecież Twoje przypomnienie o zapłacie możesz sformułować w sposób konkretny, ale grzeczny i nastawiony na rozwiązanie. Nie musisz w nim kierować oskarżeń w stronę dłużnika. Na przykład możesz zacząć od prostego pytania „Proszę o potwierdzenie, że moja faktura dotarła i kiedy mogę spodziewać się zapłaty?”.
Komunikujesz drugiej stronie jasno swoje stanowisko, jednocześnie dając znać, że liczysz na dalszą współpracę. Dosyć często firmy pozytywnie reagują na takie postawienie sprawy. Jednak, jeśli tak się stanie, to oznacza to, że czas na podjęcie kolejnych kroków.
Jak wygląda odzyskiwanie należności z faktur krok po kroku?
Odzyskiwanie należności stanowi proces, podczas którego ważna pozostaje kolejność poszczególnych czynności, konsekwencja i właściwe podejście.
Na samym początku istotny jest etap wewnętrzny, który polega na formalnym porządkowaniu danych i dokumentów. Chodzi o to, że sprawa długu przestaje być luźnym przypominaniem się od czas do czasu dłużnikowi, a staje się konkretną sprawą rozliczeniową. To jest moment, kiedy należy:
- sprawdzić, co dokładnie masz (faktura, mail, termin),
- ustalić, czego oczekujesz (zapłata całości, raty, w jakim terminie),
- zmienić ton z „przypominam się” na „ustalamy rozliczenie”.
Praktyka pokazuje, że zmiana podejścia względem dłużnika z luźnej rozmowy w formalne postępowanie, zmienia jego nastawienie. Dosyć często pojawia się reakcja w postaci konkretnej reakcji i propozycji spłaty.
Jeśli to nie przynosi efektu, to w kolejnym kroku warto rozmawiać z dłużnikiem z nastawieniem na rozwiązanie problemu, a nie eskalowanie emocji czy udowadnianie racji. Chodzi o ugodową próbę ustalenia, kiedy i w jaki sposób pieniądze znajdą się na Twoim koncie.
Dopiero, kiedy oba te etapy nie przynoszą żadnych rezultatów, to trzeba sprawę popchnąć dalej. Brak decyzji też jest decyzją, na przykład o tym, nadal chcesz finansować firmę dłużnika.
Infografika 2 – Proces odzyskiwania należnosci od dłużnika B2B
„Wbrew obiegowej opinii windykacja nie opiera się na szukaniu konfliktu czy uleganiu nadmiernym emocjom. Jest wręcz przeciwnie. To moment, w którym należy uporządkować rozliczenia i sprawdzić czy druga strona naprawdę chce je zamknąć.” – mówi Piotr Brzostowiecki, Prezes firmy windykacyjnej Solventoir sp. z o.o.
To niezwykle ważne dla właściciela małej firmy, żeby zrozumieć, że w windykacji nie chodzi o emocje czy odegranie się na dłużniku. Pieniądze wynikające z należności stanowią część biznesu i należy je tak traktować, na chłodno i kalkulując ryzyko prowadzenia firmy.
Czy odzyskiwanie należności opłaca się także przy małych kwotach?
Dla właściciel małych firm pytanie jak dużo ich będzie kosztować odzyskanie należności należy do jednej z najważniejszych kwestii. Trudno się temu dziwić, bo każdy dodatkowy koszt wpływa na płynność finansową.
Jednak trzeba także postawić sprawę jasno, do częstych błędów przedsiębiorców należy porównywanie kosztów windykacji z zerem. Na zasadzie, że „Jak nic nie zrobię, to przynajmniej nic mnie to nie kosztuje”. Tyle że to nieprawda. Do kosztów, jakie ponosi właściciel firmy należy zaliczyć także czas, zamrożone pieniądze (kredytowanie klienta), brak możliwości obracania środkami i wykorzystania ich gdzie indziej.
Warto także zdać sobie sprawę, że im dłużej czekasz z windykacją długu, tym trudniej będzie odzyskać kwoty widniejące na fakturze. Poza tym każda faktura ulega przedawnieniu. Tak to działa w tej branży. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule: Windykacja faktury krok po kroku.
Dlatego firmy windykacyjne, takie właśnie jak Solventoir, działają w sposób, który ma sens także dla mikroprzedsiębiorców i małych firm. Już wstępna – darmowa – analiza sprawy pozwala sprawdzić, czy dalsze czekanie ma jakiekolwiek uzasadnienie.
Decyzja o działaniu dużo bardziej się opłaca niż bezczynne czekanie na… no właśnie na co? Aż dłużnik się namyśli? Jeśli nie zrobił tego do tej pory, dlaczego miałby zrobić to teraz bez żadnej interwencji z Twojej strony?
Ile kosztuje odzyskiwanie należności dla małej firmy?
Może się okazać, że odzyskiwanie należności od dłużnika nie będzie Cię nic kosztować! „Jak to możliwe?” – czy właśnie nie tak pomyślałeś?
Otóż pierwszym krokiem odzyskania długu jest tzw. windykacja polubowna. I dopóki firma windykacyjna taka jak Solventoir nie odzyska Twoich pieniędzy, to nic nie płacisz. A ewentualna prowizja jest pobierana tylko za sukces. Nic nie inwestujesz, dopóki nie odzyskamy Twoich środków. Wówczas nasza prowizja wynosi pomiędzy 10% a 20%.
A nawet jeśli już to zrobimy, to masz prawo do zwrotu kosztów windykacji. Na mocy ustawy z dnia 8 marca 2013 r. kosztami windykacji można obciążyć dłużnika.
Czy oddanie sprawy do windykacji to przyznanie się do porażki?
Wielu przedsiębiorców zwleka z oddanie swoich należności do windykacji zewnętrznym firmom, bo uznaje to za swego rodzaju porażkę. „Nie udało mi się odzyskać moich pieniędzy. Może gdybym lepiej to poprowadził, to… nie byłoby problemu?” – bardzo często tak wygląda sposób myślenia wielu właścicieli zarówno małych i większych firm.
Tyle tylko, że takie myślenie prowadzi donikąd. Niezapłacona przez kontrahenta faktura to nie jest ocena Twoich kompetencji ani Twoja wina! To tylko informacja o zachowaniu drugiej strony transakcji. Niewłaściwym, warto dodać. Nie warto wkładać w to emocji, tylko podjąć na chłodno biznesową decyzję.
Infografika nr 3 – Czy czekanie z windykacją należności się opłaca
„Przekazanie sprawy do windykacji zewnętrznemu podmiotowi nie stanowi dowodu słabości firmy. To tylko normalny element dbania o pieniądze, które już zostały zarobione. Jeśli ktoś wykonał usługę albo dostarczył towar, to ma pełne prawo oczekiwać zapłaty i mieć porządek w rozliczeniach księgowych. W zdrowym biznesie to nie powinno budzić emocji, tylko być traktowane jak każda inna decyzja finansowa.” – trafnie tłumaczy tę kwestię Piotr Brzostowiecki, Prezes Solventoir sp. z o.o.
Jak długo trwa odzyskiwanie należności z faktury?
To kolejna niezwykle ważna dla przedsiębiorców pytanie. „Ile to potrwa?” pytają nas właściciele małych i dużych firm. Uczciwa odpowiedź brzmi: „To zależy”, ale nie w sposób, który powinien Cię zniechęcać. Poniżej podajemy konkretne terminy, wynikające z naszych doświadczeń w odzyskiwaniu pieniędzy od dłużników B2B.
Ile trwa windykacja polubowna?
Bardzo często reakcja dłużnika na działania windykatora pojawia się bardzo szybko. Znamy z naszego doświadczenia takie przypadki, że pieniądze udało się uzyskać nawet w ciągu 1 tygodnia. Jednak zwykle na windykację polubowną dajemy sobie 2 miesiące, podczas których często udaje się odzyskać całą kwotę. Ewentualnie dochodzi do porozumienia, podczas którego dłużnik spłaca dług w ratach w okresie 3-4 miesięcy od nawiązania z nim pierwszego kontaktu.
Ile trwa sprawa w sądzie?
Jeśli windykacja polubowna nie przyniesie efektu to sprawa jest kierowana do sądu. Zwykle najpierw do EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze). Jeśli dłużnik wniesie protest, to wtedy sprawa jest kierowana do sądu tradycyjnego.
Zarówno w EPU, jak i sądzie tradycyjnym uzyskanie sądowego nakazu zapłaty może trwać od 2 od 5 tygodni[3].
Ile trwa egzekucja komornicza?
Na to pytanie również możemy odpowiedzieć na podstawie własnych doświadczeń. W przypadku zajęcia rachunku bankowego dłużnika, ściąganie pieniędzy przez komornika może trwać 2-3 tygodnie. Najdłużej trwają zajęcie komornicze dotyczące nieruchomości, bo mogą trwać wiele miesięcy.
Kiedy warto jeszcze poczekać, a kiedy przekazać sprawę do windykacji?
Odpowiedź na to pytanie zwykle jest dosyć trudna dla przedsiębiorcy. Chcesz zachować dobre relacje z klientem, ale przecież czujesz się coraz gorzej z tym, że nie zapłacił jeszcze za wystawioną fakturę.
Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których krótka zwłoka ma sens. Wtedy, kiedy klient informuje o opóźnieniu w płatności, podaje konkretny termin, a następnie (co jest równie ważne), dotrzymuje obietnicy.
Najgorsza sytuacje zachodzi wtedy, kiedy zamiast konkretów, klient zbywa Cię, odpisuje „Oddzwonię”, czy nie odpowiada na maile, telefony i sms-y. W tym momencie czekanie przestaje mieć rację bytu i wiąże się z rosnącym z każdym dniem ryzykiem nieotrzymania zapłaty za fakturę w ogóle.
W tym właśnie momencie do wielu właścicieli firm dociera, że samodzielne próby odzyskania należności przestają mieć sens. Właśnie teraz przekazanie sprawy do wyspecjalizowanej w windykacji długów firmy może okazać się najlepszym sposobem na sprawdzenie czy dłużnik chce zapłacić i ostatecznie odzyskanie swoich pieniędzy.
Kiedy niezapłacona fakturą zaczyna kosztować więcej niż się wydaje, że to jest możliwe
Podczas oczekiwania na płatność pojawia się taki moment, kiedy tak naprawdę termin płatności, faktura i pieniądze stają się mniej ważne od tego, co dzieje się w głowie przedsiębiorcy. Zamiast zajmować się prowadzeniem firmy z tyłu głowy stale masz sprawę nieopłaconej faktury – poczucie niesprawiedliwości czy nawet żal do nierzetelnego klienta.
To najlepsza chwila na to, żeby zdjąć ze swojej głowy ten problem. Nie musisz go dźwigać samemu. Kolejne rozmowy, maile i telefony do dłużnika nic więcej nie zmienią, a Ty zaczynasz kręcić się w kółko. Jedyne co się zmienia, to poziom Twojej frustracji.
Przekazanie spraw dalej w tej sytuacji wiązać się będzie dla Ciebie tylko z ulgą oraz oczywiście szansą na odzyskanie należnej kwoty. Dla zewnętrznego podmiotu temat przestaje być osobisty, a stanowi kolejne do realizacji zlecenie, spośród tysięcy już zrealizowanych.
Moment, w którym przeterminowana faktura wymaga decyzji
Podczas całej tej drogi mającej na celu odzyskanie swoich pieniędzy bardzo łatwo pogubić się i zapomnieć o priorytetach. Dążenie do opłacenie faktury przez dłużnika to nie jest żadne chodzenie „po prośbie”. To rozliczenie za pracę, która została wykonana. Odzyskiwanie należności nie jest więc działaniem „przeciwko komuś”, tylko działaniem dla własnej firmy, dla jej płynności, spokoju i możliwości dalszego działania.
Czekanie rzadko rozwiązuje problem. Najczęściej tylko go przesuwa i komplikuje sytuację. Decyzja o tym, co zrobić z nieopłaconą fakturą, nie musi być ani radykalna, ani emocjonalna. Ma być zwyczajnie rozsądna. Taka, która pozwala zamknąć temat albo przynajmniej pozwalająca sprawdzić, czy druga strona w ogóle zamierza się rozliczyć.
I to jest moment, w którym przedsiębiorca przestaje się zastanawiać, czy wypada coś zrobić, a zaczyna myśleć, co najlepiej zabezpieczy jego pieniądze. Skierowanie sprawy do windykacji to nie jest chęć odegrania się na dłużnika, ale jedna z wielu rozsądnych decyzji biznesowych, które podejmujesz podczas prowadzenia własnej firmy.
Przypisy:
[1] CEPS. 2024. „EU Payment Observatory – Annual Report 2024: Summary of Findings.” Dostęp 22 grudnia 2025. https://cdn.ceps.eu/wp-content/uploads/2024/12/Summary-of-Findings-AR-2024.pdf
[2] Bankier.pl. 2025. „Zaległe płatności niemal codziennością dla biznesu – ponad połowa firm ma problem.” Dostęp 22 grudnia 2025. https://www.bankier.pl/wiadomosc/Zalegle-platnosci-niemal-codziennoscia-dla-biznesu-Ponad-polowa-firm-ma-problem-9009076.html
[3] Dane na podstawie spraw sądowych kierowanych przez naszą kancelarię w okresie od 2022-2024r. w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Uzyskanie nakazu sądowego w sądzie tradycyjnym również zwykle trwa mniej więcej od 2 do 5 tygodni – z nielicznymi wyjątkami.
